Zarządzanie Obiegiem Dokumentów za pomocą programów autorstwa REKORD-u ma już swoją długą historię. Pierwsza wersja systemu Zarządzania Dokumentami powstała w 2005 roku w ramach pakietu programów dedykowanych dla przedsiębiorstw. W tym czasie urzędy, jak również REKORD, skupiały swoją uwagę na systemach dziedzinowych, które usprawniały newralgiczne dla Gmin procesy, takie jak: dochody, budżet czy obsługa pracowników. Sam obieg dokumentów w administracji samorządowej sprowadzał się wówczas do rejestracji korespondencji i był nieodzownie związany z papierem. Dopiero rok 2008 i pojawienie się idei dokumentu elektronicznego w administracji zmienił spojrzenie na rolę obiegu dokumentów w architekturze zintegrowanego systemu zarządzania.
Dokument elektroniczny otworzył nowe perspektywy dla systemów dziedzinowych:
- możliwość pobrania danych bez konieczności ich digitalizacji (przepisywania do systemu);
- podpisanie i wysyłka dokumentu w formie elektro-nicznej (brak papieru);
- wewnętrzna dystrybucja dokumentu bez konieczności drukowania;
- łatwość przechowywania, wersjonowania i archiwizacji dokumentów;
- integracja pomiędzy systemami (np. dokument sprawozdania rb27s integrujący budżet organu z budżetem jednostek organizacyjnych).
Biorąc pod uwagę fakt, iż to systemy dziedzinowe generują (obsługują) większość dokumentów urzędu (decyzje, sprawozdania, faktury, zawiadomienia, deklaracje itp.), obsługa dokumentów w ramach systemów dziedzinowych jawiła się jako jeden z istotniejszych wymogów przyszłości, na który REKORD musiał odpowiedzieć pozytywnie. W 2008 roku powstała więc zupełnie nowa wersja systemu obiegu dokumentów pod nazwą eDokument. Podstawowymi założeniami tego projektu były intuicyjność i prostota obsługi, ścisła integracja z systemami dziedzinowymi i zapewnienie bezpośredniej integracji z platformami komunikacji elektronicznej. W efekcie powstał system pracujący w oparciu o przeglądarkę internetową o funkcjonalności ułatwiającej codzienną pracę Urzędnika, wyposażony w repozytorium dokumentów dziedzinowych oraz ściśle zintegrowany z platformami ePUAP i SEKAP.
Pulpit spraw - wirtualne biurka urzędników, gdzie znajdą wszystkie sprawy, którymi powinni się zająć
Do końca 2013 roku eDokument został wdrożony u ponad 20 użytkowników pakietu RATUSZ, niejednokrotnie stanowiąc jeden z newralgicznych elementów projektów informatycznych ukierunkowanych na usługi publiczne, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Ten pięcioletni okres doświadczeń pozwolił zaprojektować nowy interfejs systemu, który jeszcze bardziej ułatwia bieżącą pracę. W efekcie, w 2014 roku możemy zaoferować naszym Klientom drugą wersję systemu pod nazwą eDokument2, który posiada bardzo nowoczesny i ergonomiczny interfejs użytkownika, między innymi dostosowany do obsługi za pomocą ekranu dotykowego dostępnego w tabletach. W najbliższym czasie system zostanie uzupełniony o obsługę spersonalizowanych kalendarzy, a następnie o funkcjonalność zarządzania procesami (workflow).
Nowe funkcjonalności systemu eDokument2:
- minimalizacja konieczności odświeżania stron;
- optymalizacja ilości kliknięć dla realizacji poszczególnych zadań;
- wprowadzenie funkcjonalności pulpitów, które w jednym miejscu pozwalają łączyć informacje z różnych obszarów systemu;
- dostosowanie interfejsu do roli i funkcji użytkownika w organizacji (kancelaria - rejestracja i wysyłka, referent - inicjacja spraw i prac na dostępnych dokumentach, naczelnik - dekretacja i akceptacja);
- ikonografia dostosowana do urządzeń mobilnych (duże intuicyjne ikony z podpisami);
- najnowsze technologie programistyczne umożliwiająca dalszy rozwój.
Dzisiaj z pełną odpowiedzialnością możemy stwierdzić, że dokument elektroniczny usprawnia komunikację wewnątrz urzędu oraz w jego najbliższym otoczeniu. Wyznaczony kierunek rozwoju komunikacji elektronicznej jasno widać również w nowelizacji „Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne” obowiązującej od maja bieżącego roku, której efektem ma być wzrost o 1000% ilości korespondencji wychodzącej z urzędów za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej (z 6% do 60%). Determinacja rządu jest zauważalna poprzez wymuszenia korespondencji elektronicznej na linii gmina - urząd marszałkowski czy też urząd wojewódzki. Trudno również dzisiaj pozyskać środki unijne na informatyzację, jeżeli cel projektu nie będzie związany z elektroniczną komunikacją. Trzeba jednak zaznaczyć, że nie stworzymy sprawnego „elektronicznego urzędu” bez wdrożenia elektronicznego repozytorium dokumentów dla systemów dziedzinowych.
Korzyści z zastosowania systemu eDokument2:
- przechowywanie dokumentów dziedzinowych w bazie danych;
- jednolita akceptacja i podpisywanie dokumentów bez względu na źródło pochodzenia;
- jedno miejsce komunikacji systemów dziedzinowych z platformami ePUAP czy Sekap;
- jednolity opis dokumentów (meta dane);
- jednolita forma przechowywania dokumentów (drzewiasta struktura katalogów);
- jednolity system uprawnień;
- jednolity sposób wersjonowania dokumentów;
- wspólny mechanizm dekretacji;
- ednolita informacja zarządcza;
- wspólny mechanizm obsługi spraw;
- wspólny rejestr przesyłek przychodzących i wychodzących.
Wspomniana wcześniej ustawa eliminuje istotne bariery, które utrudniały rozwój dokumentu elektronicznego lub nawet uniemożliwiały jego zastosowanie. Urzędy muszą teraz prowadzić korespondencję w formie elektronicznej, jeżeli interesant ją w tej formie rozpoczął lub gdy wyrazi on na to zgodę. Dużym problemem w elektronicznym procedowaniu była jednak początkowo trudność stwierdzenia momentu doręczenia. Ustawa wprowadziła więc analogicznie do papieru tzw. „fikcję doręczenia” (drugie wysłanie dokumentu elektronicznego na skrzynkę interesanta uznaję się za doręczone). Platforma ePUAP w „trybie doręczenia” automatycznie wspiera tę funkcję, w efekcie generując dla gminy „potwierdzenie doręczenia”. Duża zmiana czeka nas jednak od stycznia 2016 roku - wtedy komunikacja elektroniczna zacznie obowiązywać również w ramach ordynacji podatkowej.
Uruchomienie repozytorium dokumentów dziedzinowych dla pakietu RATUSZ® nie wymaga, aby sam obieg dokumentów w urzędzie był autorstwa REKORDU. Jest to szczególnie istotne dla Klientów, którzy posiadają już system obiegu dokumentów, którego z różnych względów nie chcą wymienić (trwałość projektu unijnego, zbyt duże „ryzyko organizacyjne”). Repozytorium dokumentów stanowi w takim wypadku łącznik integrujący systemy dziedzinowe z zewnętrznym systemem obiegu dokumentów. Integracja odbywa się za pomocą usług sieciowych, dzięki czemu jest bezpieczna i efektywna. W ramach pakietu RATUSZ® usługa integracyjna uruchamiana jest bez dodatkowej odpłatności, a producent zewnętrznego systemu obiegu dokumentów otrzymuje dokumentacje techniczną niezbędną do rozszerzenia swojego oprogramowania o odpowiednie funkcjonalności.