Rok 2019 jest przełomowy, jeżeli chodzi o stosowanie faktur elektronicznych w administracji publicznej. Wychodząc naprzeciw zmianom ustawowym, firma Rekord SI przygotowała szereg rozwiązań obsługujących faktury elektroniczne w zintegrowanym pakiecie oprogramowania RATUSZ®.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 roku wyznaczyła ramy krajowych zmian prawnych, dotyczących fakturowania elektronicznego. „Należy usunąć lub ograniczyć przeszkody dla handlu transgranicznego wynikające ze współistnienia wielu wymogów prawnych i norm technicznych dotyczących fakturowania elektronicznego oraz braku ich interoperacyjności” – jak głosi Dyrektywa. Termin „faktury elektronicznej” oznacza w tym kontekście „fakturę, która została wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, umożliwiającym jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie”. Co ważne, „zwykłego pliku graficznego nie powinno się uznawać za fakturę elektroniczną na użytek niniejszej dyrektywy”. Oznacza to, że zarówno plik w formacie „pdf”, jak też „jpg” nie może być uznany za fakturę elektroniczną. Za takową uchodzi natomiast plik „xml”.
W innych państwach europejskich faktury elektroniczne w administracji publicznej używane są już od wielu lat. We Włoszech ministerstwa, instytucje skarbowe czy agencje bezpieczeństwa przyjmują faktury elektroniczne, począwszy od czerwca 2014 roku. W kwietniu 2015 roku do użytku wprowadziły je wszystkie podmioty publiczne. Do dyrektywy unijnej państwo włoskie dostosowało się w 2018 roku. Od stycznia 2019 roku faktury elektroniczne są obowiązkowe zarówno dla sektora B2B, jak i dla B2C, co oznacza, że w chwili obecnej zmiana wprowadzona została w obszarze całej gospodarki. Proces zmian zajął w sumie 4 lata.
Regulacje polskie
W Polsce fakturę elektroniczną jako dokument strukturalny wprowadziła Ustawa z 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Ustawa wchodzi w życie 18 kwietnia 2019 roku dla postępowań powyżej 30.000 euro oraz 1 sierpnia 2019 roku dla postępowań poniżej 30.000 euro. Po 18 kwietnia zamawiający ma obowiązek przyjęcia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Z kolei wykonawca może (choć nie musi) wysłać ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną lub inne dokumenty. Dokumenty strukturalne możliwe do wymiany na zasadzie dobrowolności po stronie zamawiającego (czyli odbiorcy faktury) to: zamówienie dostawy, potwierdzenie odbioru i wystawienie noty księgowej. Natomiast po stronie wykonawcy (wystawcy faktury) są to: awizo dostawy oraz wystawianie faktury korygującej. Ustawowym obowiązkiem zamawiającego jest posiadanie konta na Platformie PEF.
Rys. 1. Dokumenty strukturalne możliwe do wymiany.
Zgodnie z art. 13 Ustawy utworzono Platformę Elektronicznego Fakturowania. Umożliwia ona przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za swoim pośrednictwem, a także przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL. Ta ostatnia nazwa odnosi się do międzynarodowego stowarzyszenia z siedzibą w Brukseli, którego podstawowym celem jest zapewnienie europejskim przedsiębiorcom komunikacji elektronicznej z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego.
OpenPEPPOL stworzył PEPPOL czyli wystandaryzowane ogólnoeuropejskie połączenie sieciowe służące do elektronicznego wysyłania dokumentów w formie elektronicznej, takich jak: zamówienia, faktury, korekty faktury, noty księgowe, awizo dostawy czy potwierdzenia odbioru.
Zasada działania
Platforma Elektronicznego Fakturowania technicznie obsługiwana jest przez dwóch brokerów, którymi w Polsce są Infinite IT Solutions oraz PEF Ekspert (konsorcjum firm SOFTIQ, Edison, EUVIC). Każdy urząd wybiera z usług, którego brokera chce korzystać. Standardowe funkcjonalności oferowane przez brokerów są te same, interfejs oraz usługi dodatkowe mogą się jednak różnić.
Rys. 2. Zasada działania Platformy Elektronicznego Fakturowania.
Obaj brokerzy udostępniają bezpłatnie trzy metody komunikacji: aplikację internetową, aplikację desktopową oraz API pozwalające podłączyć się do platformy PeF przez systemy dziedzinowe, np. obieg dokumentów.
Rejestracja konta na platformie
Każdy użytkownik posiada jeden, unikalny numer PEPPOL, który służy za identyfikator konta podmiotu na platformie. Może to być numer NIP lub numer GLN. Ten ostatni to 13-cyfrowy globalny numer identyfikacyjny służący do identyfikacji przedsiębiorstwa lub organizacji jako jednostki prawnej. Za pomocą konkretnego numeru PEPPOL logować się można, korzystając z usług tylko jednego brokera.
Administrator zakłada konto dla gminy, a następnie konta dla podległych mu kont jednostek budżetowych (szkół, przedszkoli) oraz wydziałów. Drugi wariant to założenie konta przez każdą jednostkę w ramach urzędu z osobna. Platforma nie wspiera tworzenia i utrzymywania rejestru faktur. Nie zapewnia również narzędzi i funkcji związanych z archiwizacją faktur.
Obsługa faktur elektronicznych lub spoglądając szerzej, elektroniczna obsługa faktur zakupowych może zostać zrealizowana na kilka sposobów, które różnią się poziomem integracji i zaawansowania. Urząd może sam wybrać odpowiadający mu wariant uwzględniający istniejące uwarunkowania organizacyjne i techniczne.
Integracja rozwiązań Rekordu z PEF-em
Podstawą integracji jest dedykowana usługa zapewniająca komunikację z Platformą elektronicznego Fakturowania PeF oraz umożliwiająca pobranie dokumentów elektronicznych do systemu zarządzania dokumentami eDokument. W procesie elektronizacji administracji publicznej wielokrotnie można się przekonać, iż to właśnie system obiegu dokumentów staje się źródłem danych w systemie - nie inaczej jest w przypadku eFaktury. To właśnie system eDokument będzie miejscem, gdzie na początku trafi ustrukturyzowany dokument elektroniczny, a także tutaj będzie następowała ewidencja faktur, które będą podlegały dalszym czynnościom kancelaryjnym. Takie podejście umożliwia nam także uniezależnienie się od platformy w zakresie pobranych już dokumentów rozliczeniowych.
Rys. 3. Integracja z platformą PeF.
W zależności od potrzeb z tego miejsca dokument może zostać (tak jak dotychczas) wydrukowany, opisany i dalej procedowany w sposób "papierowy".
Jednak dopiero, gdy będziemy procedować fakturę w systemie eDokument, wykorzystamy zalety jej postaci elektronicznej. Główne korzyści to możliwość opisywania faktury w sposób elektroniczny oraz akceptowania jej wprost z systemu zarządzania dokumentami, zarówno dla urzędu, jak i jenostek organizacyjnych w układzie instalacji wielojednostkowej. Aby proces ten mógł przebiegać sprawnie możliwość korzystania z systemu eDokument powinny posiadać wszystkie osoby, które uczestniczą w tym procesie.
W przypadku konieczności automatyzacji procesu przebiegu faktur lub zamodelowania niestandardowych ścieżek przebiegu możemy dodatkowo wykorzystać silnik procesów (work-flow). W takim przypadku jesteśmy w stanie w automatyczny sposób kierować ścieżką przebiegu faktury kiedy np. określimy, że faktury powyżej danej wartości muszą być wyjątkowo akceptowane przez dyrektora danej jednostki. Nie możemy także zapominać o dobrodziejstwach, jakie daje nam wykorzystanie Repozytorium Dokumentów, uruchamiając dostęp do niego aplikacjom dziedzinowym, takim jak system Finanse czy Dysponent. Dzięki temu z poziomu niniejszych systemów użytkownicy w jednolity sposób mogą wyświetlić dokument faktury elektronicznej, czy wykorzystać dane, które się w nim znajdują.
Rys. 4 .Zarządzanie elektronicznym obiegiem eFaktur.
Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur zakupowych w oparciu o rozwiązania firmy Rekord nie tylko zapewnia Gminie realizację obecnych zobowiązań ustawowych, ale również jest istotnym krokiem w dostosowaniu organizacji do zbliżającej się rewolucji w postępowaniu administracyjnym, jakim będą e-Doręczenia. Warto zauważyć, że system zarządzania dokumentami staje się szyną integracyjną dla zintegrowanego systemu zarządzania gminą, jakim jest pakiet RATUSZ®. Częściowa implementacja systemu zarządzania dokumentami może w przyszłości zostać rozszerzona na inne obszary działalności gminy, zapewniając w pełni elektroniczną obsługę pozostałych spraw i dokumentów.
Rys.5. Dostęp do repozytorium dokumentów z poziomu modułów Dysponent