Dyskusja na temat usług oferowanych w sposób elektroniczny przez jednostki administracji samorządowej koncentruje się zazwyczaj na zewnętrznych aspektach tych usług. Niezwykle istotne są jednak systemy informatyczne wewnątrz urzędów.
Mówiąc o udostępnianych informacjach publicznych, wskazuje się na strony BIP, nie zastanawiając się, w jaki sposób informacja tam publikowana jest przygotowywana i przetwarzana. Mówiąc o udostępnianiu formularzy i związanych z nimi usług na platformach usług publicznych (ePUAP), w dalekim tle pozostawia się temat obróbki danych z tych formularzy i elektronicznego procedowania wewnątrz instytucji. Rzadko wspomina się również o pozainformatycznych aspektach wdrażania usług elektronicznych. Tymczasem jednostka musi być przygotowana do sytuacji, kiedy dane dotychczas przetwarzane tylko w jej ramach zostają udostępnione na zewnątrz. Rodzi to szereg implikacji dla codziennej pracy, związanych z terminowością i precyzją wykonywania zadań.
NIEZBĘDNE ELEMENTY SYSTEMU
Problem będzie niewielki, jeżeli będziemy rozpatrywać dzisiejszą skalę używalności usług oferowanych elektronicznie. Jednak sprawne wdrażanie tych usług z myślą o tym, że ich używalność będzie masowa, a nie jednostkowa, wymaga stworzenia dla nich
wewnątrz instytucji solidnego fundamentu.
Fundament ten tworzą trzy elementy:
- sprawnie działający, zintegrowany system informatyczny (ZSI) obsługujący większość, jeżeli nie wszystkie podstawowe obszary działalności jednostki samorządowej,
- system zarządzania dokumentami obsługujący jednolite repozytorium wszystkich dokumentów elektronicznych składowanych wewnątrz jednostki,
- integracja ZSI i repozytorium dokumentowego z modułami programowymi obsługującymi komunikację zewnętrzną i platformami usług publicznych.
ZINTEGROWANY SYSTEM INFORMATYCZNY
W skład ZSI wchodzi cały szereg tzw. aplikacji dziedzinowych – specjalizowanych programów przeznaczonych do obsługi wydzielonych obszarów aktywności jednostek administracji (zarządzanie budżetem, zarządzanie finansami, podatki i opłaty lokalne,
wszelkiego rodzaju ewidencje itd.). Brak aplikacji w urzędzie w określonym obszarze praktycznie uniemożliwia świadczenie usług związanych z tym obszarem. Trudno sobie wyobrazić sprawne świadczenie usług związanych z ewidencją działalności gospodarczej w sposób elektroniczny bez wewnętrznej aplikacji służącej do prowadzenia takiej ewidencji. Dodatkowo, wymagania wobec tej aplikacji, w sytuacji świadczenia usług drogą elektroniczną, będą rosły. Po pierwsze, będziemy oczekiwać, żeby dane wprowadzone na formularzu elektronicznym były z niego automatycznie wczytywane do aplikacji. Po drugie, będziemy oczekiwać, żeby aplikacja była w stanie generować dokumenty elektroniczne zaświadczeń, a nie tylko je drukować. Po trzecie, chcielibyśmy, żeby była możliwość udostępnienia na zewnątrz urzędu wyszukiwarki w rejestrze przedsiębiorców, który ma charakter publiczny. Bardzo wiele starszych technologicznie programów nie będzie w stanie sprostać tym wymaganiom. W związku z tym trzeba liczyć się z wymianą takiego oprogramowania. Proces wymiany jest czasochłonny i wymaga rezerwacji środków budżetowych. Warto o tym myśleć już teraz, kiedy używalność usług elektronicznych nie jest zbyt duża. Brak właściwych rozwiązań
w późniejszym czasie może oznaczać chaos organizacyjny. Zagadnienie wzrostu wymagań wobec aplikacji dziedzinowych – import danych z formularzy oraz generowanie dokumentów elektronicznych – nie dotyczy oczywiście tylko programu do obsługi ewidencji działalności gospodarczej. Dotyczy praktycznie wszystkich aplikacji dziedzinowych, ze szczególnym uwzględnieniem systemów podatkowych, co znacząco zwiększa skalę i wagę zagadnienia.
SYSTEM ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI
Szersze posługiwanie się dokumentem elektronicznym niesie za sobą jedną, istotną implikację. Potrzebujemy rozwiązań pozwalających na zarządzanie tymi dokumentami oraz jednolite i uporządkowane ich składowanie. Papierowe teczki aktowe muszą zostać zastąpione przez teczki elektroniczne. Rozwiązanie tego zagadnienia od strony informatycznej umożliwiają znane od lat systemy zarządzania dokumentami. Systemy znane są od lat, natomiast w związku z pojawieniem się platform usług publicznych, dokumentów elektronicznych w postaci XML-owej oraz perspektywą szerokiego wykorzystania takich dokumentów, wymagania wobec tych systemów zmieniają się. Większy nacisk będzie kładziony właśnie na obsługę dokumentów XML-owych, obsługę
archiwów takich dokumentów oraz integrację. Integrację zewnętrzną z platformami usług oraz wewnętrzną, z systemami dziedzinowymi.
To ostatnie zagadnienie wydaje się szczególnie istotne. Ilość aplikacji dziedzinowych wspomagających pracę w różnych obszarach działania jednostek samorządowych stale rośnie. Większość z tych aplikacji albo sama generuje dokumenty, albo potrzebuje
danych zawartych w dokumentach w formie elektronicznej, albo też potrzebuje kontekstu dokumentów, z których pochodzą podlegające przetwarzaniu dane. Potrzeba integracji narzuca się więc sama. W sytuacji kiedy tak naprawdę liczył się tylko dokument papierowy światy systemów zarządzania dokumentami i aplikacji dziedzinowych funkcjonowały obok siebie, wzajemnie się nie przenikając. Szersza skala wykorzystania dokumentów elektronicznych w postaci XML-owej implikuje konieczność tworzenia wspólnych repozytoriów dokumentów, w których w sposób jednolity będą generowane, przechowywane i zarządzane wszystkie dokumenty elektroniczne. Nie będzie miało znaczenia, czy dokument został przygotowany bezpośrednio w programie
do zarządzania dokumentami, czy też w programie dziedzinowym. Skala zagadnienia integracji wewnętrznej będzie różna w zależności od posiadanych przez instytucję rozwiązań. Im więcej rozwiązań od różnych producentów, tym zagadnienie będzie trudniejsze. Wdrożenie rozwiązań integracyjnych wiąże się nie tylko z aspektami technicznymi, ale też ludzkimi. Użytkownicy systemów dziedzinowych muszą zacząć działać w inny sposób. Warto ich do tego przygotować, aby projekty zakończyły się sukcesem.
Schemat funkcjonowania e-Urzędu na przykładzie pakietu RATUSZ autorstwa firmy Rekord Systemy Informatyczne
INTEGRACJA ZEWNĘTRZNA
Praktycznie wszystkie usługi świadczone na zewnątrz instytucji muszą mieć wsparcie w wewnętrznych systemach informatycznych umożliwiających ich udostępnianie. Aby wsparcie to było efektywne, konieczna jest integracja systemów wewnętrznych z systemami udostępniającymi usługi obywatelom. Na pierwszy plan wysuwa się tutaj integracja z krajową platformą ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej). Na platformie tej jednostki samorządowe mogą zakładać swoje skrzynki podawcze oraz publikować usługi w formie odpowiednio opisanych elektronicznych formularzy. Natomiast obywatel, który założy konto na platformie, może z niego wysyłać formularze wniosków oraz otrzymywać na to konto odpowiedzi (decyzje, zaświadczenia itd.).
Integracja z platformą musi obejmować automatyzację pobierania dokumentów złożonych na skrzynce podawczej wraz z urzędowym potwierdzeniem odbioru do wewnętrznego systemu zarządzania dokumentami jednostki oraz automatyzację wysyłki dokumentów stworzonych w systemie wewnętrznym jednostki do skrzynki klienta na platformie. Bez takich mechanizmów trudno będzie świadczyć usługi drogą elektroniczną w większej skali. Niewielki stopień wykorzystywania takich usług dotąd w ogromnym stopniu powodowany był koniecznością posiadania dosyć kosztownego podpisu kwalifikowanego. Wprowadzany w nowej ustawie o informatyzacji „profil zaufany” na platformie ePUAP może tę sytuację znacząco zmienić.
Ten sam mechanizm integracji oprócz platformy krajowej może dotyczyć platform regionalnych (Sekap w województwie śląskim) lub też platform własnych tworzonych w niektórych dużych miastach.
Omówiony mechanizm integracji jest mechanizmem podstawowym związanym z dwukierunkową wymianą dokumentów pomiędzy instytucją i obywatelem lub wzajemnie pomiędzy instytucjami. Chęć świadczenia dodatkowych usług wiąże się zazwyczaj z koniecznością integracji w kolejnych obszarach. Przykładowo, udostępnienie na zewnątrz danych z rejestru przedsiębiorców wiąże się z koniecznością zapewnienia integracji pomiędzy danymi w systemie wewnętrznym obsługującym tę ewidencję oraz danymi prezentowanymi w systemie zewnętrznym (np. wyszukiwarka przedsiębiorców na stronie urzędu). Jeżeli chcemy udostępnić podatnikom dane dotyczące ich stanu rozliczeń z urzędem w zakresie podatków od nieruchomości i środków transportu, to podobnie musimy zapewnić integrację pomiędzy systemami wewnętrznymi a zewnętrznym systemem, w którym dane będą prezentowane. W tym drugim przypadku osobnym zagadnieniem pozostaje kwestia zapewnienia uwierzytelnionego dostępu do
danych.
Kończąc, można stwierdzić, że zaprezentowane powyżej, kompleksowe podejście do informatyzacji jednostki będzie gwarancją skutecznego wyjścia naprzeciw oczekiwaniom obywateli w zakresie ilości i jakości oferowanych usług elektronicznych.
Wojciech Sikora
dyrektor ds. rozwoju
Rekord SI