W wyniku wygranego przetargu 30 października 2009 roku pomiędzy Prezesem Zarządu firmy REKORD - Panem Januszem Szymurą a Wójtem Gminy Porąbka – Panem Czesławem Bułką została podpisana umowa na realizację zadania pod nazwą „Dostawa, instalacja i wdrożenie systemu front-office i back-office wraz z przeprowadzeniem szkoleń pracowników Urzędu Gminy, w związku z realizacją przez gminę Porąbka projektu pod nazwą: Wdrożenie zintegrowanego systemu komunikacji publicznej w gminie Porąbka”. Dokładnie po 14 miesiącach w tym samym składzie nastąpiło podpisanie protokołu kończącego wdrożenie systemów REKORDU potwierdzającego należyte wykonanie zleconego zadania.

Gmina Porąbka zlokalizowana w południowej Polsce na północnym krańcu Beskidu Małego liczy sobie prawie 15 tysięcy mieszkańców. Na terenie gminy można znaleźć wiele atrakcji turystycznych oraz ciekawe zabytki szczególnie interesujące dla miłośników historii. Warto również wspomnieć, iż cztery z pięciu sąsiadujących gmin posiada oprogramowanie firmy REKORD.

Jak wyglądało wdrożenie systemu i realizacja zamówienia najlepiej zobaczyć oczami szefa projektu ze strony Urzędu Gminy - Pana Piotra Wojtusiaka:

REKORD: Co Państwa skłoniło do zmiany systemów informatycznych i wprowadzenia obsługi zagadnienia e-urzędu?

Piotr Wojtusiak: W urzędzie eksploatowane były systemy informatyczne z czasów lat 90 -tych oparte o systemy środowiska tekstowego (DOS). Dostawcy oprogramowania nie ujmowali całości urzędu w jednolite zestandaryzowane procesy, które dawałyby obraz pracy całości urzędu, a jedynie dostarczały pewne fragmenty pracy tego urzędu. Tylko system, który daje  możliwość ujęcia wszystkich procesów w ciągłość działań stanowiłby podstawę do tego, aby zasoby informacji ujęte w systemach informatycznych były spójne i integralne dla procesów decyzyjnych. Ta świadomość oraz pewne standardy i trendy, jakie pojawiły się po wejściu Polski do UE zrodziły świadomość w kierownictwie urzędu do poszukiwania środków finansowych na sfinansowanie działania, które pozwoliłyby na wypracowanie pewnych standardów pracy urzędu z ukierunkowaniem na możliwość komunikowania się z mieszkańcami  gminy.

R:  Jakie były Państwa oczekiwania od wdrażanego systemu ?

PW: Wdrażany  system  miał  za zadanie  poprawić standard pracy urzędu tak aby był on ukierunkowany na obywateli. Poprzez wdrażaną technologię chcieliśmy  uzyskać  spójność informacji, tak aby zachować ciągłość działania, co w konsekwencji poprawi jakość załatwianych spraw oraz da możliwość mieszkańcowi gminy komunikowania się z urzędem gminy poprzez Internet. Choć zadanie to nie jest łatwe, z naszych potrzeb rodziła się chęć posiadania systemu skalowanego tzn. takiego systemu, który da nam możliwość coraz to bardziej wydajnych efektów  pracy -  w miarę zwiększenia liczby elementów składowych systemu.

R: Które momenty z całego procesu wdrożenia szczególnie zapadły Panu w pamięci ?

PW: Najbardziej utkwił mi w pamięci moment podpisania umowy oraz krótki termin realizacji pierwszego etapu projektu. Mianowicie umowę  podpisano z wykonawcą 30.X.2009r. a w ciągu następnych 2 miesięcy założono przeniesienie danych podatkowych do nowego systemu oraz wprowadzenie wszystkich innych dochodów niepodatkowych do nowego sytemu, tak aby zagadnienie dochodów gminy zostało ujęte w nowym systemie całościowo. Równocześnie wdrażany był system finansowo-księgowy oraz system budżetowy. Rodziła się obawa czy  Urząd Gminy, jako organizacja  jest w stanie tak trudny etap w bardzo krótkim czasie  zrealizować, w taki sposób aby nie doprowadzić do pewnego przerwania pracy urzędu. Z drugiej strony obawialiśmy się czy firma Rekord jest w stanie wykonać realizację pierwszego etapu projektu w tak krótkim czasie. Był to etap bardzo trudny, jednak zakończony sukcesem - zarówno urzędu gminy jako organizacji, jak i wykonawcy - był to bowiem  etap sprawdzenia nowego partnera. Ten etap bardzo pozytywnie wpłynął na pracowników urzędu. Zniknęły wszelkie obawy i rozpoczęło się pozytywne nastawienie do pozostałych etapów wdrażanych systemów.

R: W jaki sposób urząd sfinansował niniejsze przedsięwzięcie?

PW: Projekt został sfinansowany ze środków Unii Europejskiej a dokładnie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego Działanie 2.2 Rozwój elektronicznych usług publicznych. Koszt projektu wyniósł 758 807,35 zł a dofinansowanie projektu to kwota 644 986,24 zł. Kwota dofinansowania stanowi 85 % wartości projektu.

R: Jak przebiegała współpraca z pracownikami firmy REKORD ?

PW: Współpraca z pracownikami wykonawcy przebiegała wzorowo. Firma posiada zasoby ludzkie zorientowane na działanie administracji samorządowej. Ich przygotowanie i wiedza merytoryczna pozwoliły na szybkie i sprawne wdrożenie systemów.

Na zakończenie pragniemy również podziękować wszystkim pracownikom urzędu oraz szczególnie Panu Piotrowi Wojtusiakowi za doskonałą współpracę przy realizacji niniejszego zagadnienia oraz za duże zaangażowanie, które pozwoliło uzyskać tak istotne efekty pracy wielu osób.

Opracował: Robert Gawlak