7 października 2022 roku podpisano umowę na zakup zintegrowanego systemu teleinformatycznego dla Urzędu Miejskiego w Kaletach. Jest to gmina położona w powiecie tarnogórskim, w województwie śląskim. Miejscowość leży na historycznym Górnym Śląsku i  posiada wielowiekowe tradycje górniczo-hutnicze.

W ramach projektu przewidziano dostawę licencji, migrację danych oraz wdrożenie następujących systemów:

• Opłaty lokalne
• Podatki
• Gospodarka Odpadami
• system finansowo-księgowy
• system kadrowo-płacowy
• system elektronicznego obiegu dokumentów (eDokument)
• portal mieszkańca
• aplikacja mobilna do świadczenia e-usług (wdrożenie realizowane przez spółkę Euro Innowacje Software, będącą częścią Grupy Rekord).

Wdrożenie systemów daje gminie konkretne korzyści. W zakresie zarządzania dokumentami:

• klient zyskuje kompleksowy system obiegu dokumentów, który jest zgodny z instrukcją kancelaryjną, a także jest otwarty na integracje z systemami dziedzinowymi również innych dostawców,
• system jest w pełni gotowy do pracy w trybie pełnego Elektronicznego Zarządzania Dokumentami,
• możliwa jest integracja z systemami i usługami zewnętrznymi, takimi jak platforma PeF (e-faktura) czy ePUAP,
• szczególną funkcjonalnością jest jednolite repozytorium dokumentów dla systemów dziedzinowych.

W zakresie systemów finansowo – księgowych:

• system wspiera procesy w obszarze księgowości budżetowej, poczynając od przygotowania budżetu poprzez całościową sprawozdawczość i obsługę zmian, kończąc na systemie finansowo-księgowym oraz obsłudze faktury elektronicznej,
• tworzenie prognozy oraz planu budżetu przez dysponentów w wielu wariantach, a następnie bieżący dostęp do aktualnego planu budżetowego wszystkich jednostek organizacyjnych,
• automatyczna zmiana budżetu w oparciu o wnioski zmiany planu wraz z generowaniem odpowiednich dokumentów do uchwały,
• sprawozdawczość budżetowa w postaci elektronicznej do organu oraz do regionalnej izby obrachunkowej,
• centralna obsługa umów oraz podgląd aktualnego budżetu dla dysponenta.

W zakresie systemów kadrowo płacowych:

• system wspiera procesy w obszarze obsługi pracowników – od ewidencji pracowników i naliczania wynagrodzenia poprzez rejestrację czasu pracy, a kończąc na internetowym Portalu Pracowniczym,
• PP daje możliwość składania elektronicznych kart urlopowych, wniosków o wyjście prywatne lub służbowe, wniosków o odpracowanie czy o pracę zdalną,
• umożliwia też pobranie za potwierdzeniem odbioru dokumentów: paska płacowego, PIT-u 11 oraz dokumentów IM / IR,
• dla kierowników oferuje informację i analizę czasu pracy pracowników podległych

Foto: Wikipedia.

Kierownikiem projektu jest Izabela Kolbusz z biura Rekordu SI we Wrocławiu, a osobą nadzorującą ze strony zamawiającego jest Mirosław Brol, informatyk urzędu miasta.

- Kalety realizują projekt z własnych środków, co budzi mój szacunek, bo zawsze stanowi to niemałe wyzwanie finansowo-budżetowe dla gminy. Jestem pewien, że wdrożone programy pozwolą usprawnić zarówno funkcjonowanie urzędu jak i jakość usług świadczonych mieszkańcom – mówi Prezes Janusz Szymura.

- Celem zakupu i wdrożenia kompletnego rozwiązania firmy Rekord jest integracja systemów wspomagających pracę urzędu - obecnie rozproszonych i niewspółpracujących ze sobą. Powinno to przyspieszyć obsługę petentów oraz polepszyć organizację pracy i kontrolę nad wydatkami budżetowymi. Jednocześnie, poprzez wprowadzenie nowych rozwiązań w postaci portalu mieszkańca usprawnimy komunikację z mieszkańcami, umożliwiając im dostęp do części informacji bez wychodzenia z domu. Od pierwszych dni po podpisaniu umowy firma Rekord SI profesjonalnie przystąpiła do planowania i realizacji, organizując pierwsze spotkania wdrożeniowe i szkoleniowe dla pracowników merytorycznych, co – jak mamy nadzieję – pozwoli na płynne przejście z obecnych systemów na produkt Rekordu - mówi Klaudiusz Kandzia, burmistrz Kalet.

Termin realizacji umowy to 45 tygodni od dnia zawarcia umowy (28.07.2023 r.). Wynagrodzenie za wykonanie całości przedmiotu umowy wynosi 551 040,00 zł brutto (słownie: pięćset pięćdziesiąt jeden tysięcy czterdzieści złotych).