Obowiązek przekazywania ksiąg podatkowych na żądanie organu podatkowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej wprowadziła ustawa o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 poz.1649). Co do zasady obowiązek ten dotyczy wszystkich podatników, ale równocześnie ustawodawca użył w przepisach przejściowych pojęcia „przedsiębiorców” i ich kategorii (odwołanie wprost do ustawy o działalności gospodarczej) dla zróżnicowania terminów obowiązywania zapisów ustawy.

Spowodowało to pojawienie się niejednoznaczności, która przez pewien czas była odczytywana w ten sposób, że zmiana Ordynacji podatkowej nie dotyczy m.in. jednostek finansów publicznych, a zwłaszcza jednostek samorządowych. Dopiero interpretacja ogólna Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2016 r. położyła kres tym spekulacjom, bezdyskusyjnie wskazując, że jednostki finansów publicznych, w tym JST, zobowiązane są również do przekazywania stosownych informacji w postaci elektronicznej.

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów. W skład JPK wchodzi siedem struktur raportowych, spośród których pięć poniższych dotyczy podatników nierozliczających się w formie ryczałtu lub księgi przychodów i rozchodów:

• Księgi rachunkowe – JPK_KR,
  struktura zawierająca zestawienie obrotów i sald oraz zapisy w dziennikach,
• Wyciąg bankowy – JPK_WB,
  struktura zawierająca obroty na poszczególnych rachunkach bankowych,
• Magazyn – JPK_MAG,
  struktura zawierająca obroty w ramach konkretnych magazynów z uwzględnieniem dokumentów: PZ, WZ, RW, MM,
• Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT,
  struktura zawierająca ewidencję zakupu i sprzedaży vat, faktury sprzedaży i zakupu z podziałem na elementy mające odzwierciedlać deklarację VAT-7,
• Faktury VAT – JPK_FA,
  Struktura zawierająca szczegółowy wykaz faktur sprzedaży (ilość, cena, wartość , vat i inne).

Stosowne rozporządzenie Ministra Finansów określa również procedurę składania tych informacji.

Kto i kiedy jest zobowiązany do składania informacji w postaci JPK?

W pierwszej kolejności, począwszy od 1 lipca 2016r., obowiązkiem tym zostały objęte jednostki finansów publicznych, które kwalifikują się do grupy tzw. dużych przedsiębiorców (wg ustawy o działalności gospodarczej). Oznacza to, że wszystkie te jednostki powinny:

• obligatoryjnie składać miesięczną informację w postaci struktury JPK_VAT (Minister Finansów ustalił nieprzekraczalny termin złożenia takiej informacji za okres lipiec – grudzień 2016r. na dzień 31 stycznia 2017r. Począwszy od stycznia 2017r. informacje powinny być przekazywane w cyklu miesięcznym),
• na żądanie organu kontrolującego (ad hoc) pozostałe struktury za wskazany okres.

Kolejna data to 1 stycznia 2017r. Od tego dnia, praktycznie wszystkie pozostałe jednostki są zobowiązane przekazywać obligatoryjnie informacje JPK_VAT. Pozostałe struktury JPK (ad hoc) jednostki te będą składały od 1 lipca 2018 r.

Z obowiązku składania informacji w formie elektronicznej zwolnieni są podatnicy, którzy nie prowadzą ewidencji komputerowej. Nowelizacja ustawy o VAT wprowadziła jednak wymóg zastosowanie ewidencji komputerowej umożliwiającej tworzenie JPK_VAT nie później niż od 1 stycznia 2018 r.

System Rdeklaracje.JPK

Obsługa zdań związanych z uzyskiwaniem i przekazywaniem niezbędnych danych w formacie JPK odbywa się za pomocą dedykowanego systemu opracowanego przez firmę REKORD SI, noszącego nazwę Rdeklaracje.JPK.

Do podstawowych funkcjonalności programu należy:

• generowanie plików w formacie JPK z systemów autorstwa REKORD SI,
• import plików w formacie JPK wygenerowanych przez systemy innych producentów,
• walidacja plików pod kątem formalnej zgodności z obowiązującymi wzorcami,
• wizualizacja danych z plików JPK celem weryfikacji poprawności merytorycznej zawartych w nich danych,
• scalanie plików przed wysyłką,
• wysyłka plików zgodnie z procedurą określoną przez Ministerstwo Finansów.

Wysyłka plików wymaga zastosowania podpisu kwalifikowanego. Poprawność jej wykonania potwierdzana jest Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru. Ponadto, system umożliwia tworzenie składanie deklaracji VAT-7 w postaci elektronicznej.

Kolejny obowiązek czy korzyść dla podatnika?

Obowiązek przekazywania informacji z ksiąg rachunkowych w postaci elektronicznej jest niewątpliwie kolejnym obciążeniem nałożonym na podatników. Wymagane będzie poniesienie określonych nakładów związanych z zapewnieniem odpowiedniego oprogramowania, a w wielu przypadkach także zmiana organizacji pracy. Dodatkowym utrudnieniem jest towarzyszący wdrożeniu JPK brak jednoznacznej interpretacji przepisów.

Po stronie korzyści wprowadzenia JPK niewątpliwie należy odnotować:

• uporządkowanie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• opracowanie jednolitej polityki rachunkowości,
• skrócenie czasu przygotowania danych do kontroli,
• stworzenie standardów kontroli i weryfikacji danych.

Podatnicy muszą mieć także na uwadze, że wprowadzany system pozwoli organom kontrolującym na łatwiejsze i szybsze ujawnianie ewentualnych nieprawidłowości.