1. Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma cyfrowa funkcjonująca od 01.01.2022 roku, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Platforma powstała z inicjatywy Krajowej Administracji Skarbowej, aby zapewnić obsługę faktur w formacie elektronicznym (xml), co ułatwi zbieranie, analizę i kontrolę nad obrotem faktur pomiędzy przedsiębiorcami. W procesie długofalowym KSeF ma na celu uproszczenie procesów fakturowania, zwiększenie przejrzystości transakcji gospodarczych oraz walkę z oszustwami podatkowymi.

2. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i dla kogo?

Krajowy System e-Faktur jest aktualnie systemem dobrowolnym.

• Zgodnie z początkową informacją miał stać się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT (którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce) od 1 lipca 2024 roku, a od 1 stycznia 2025 roku dla podatników zwolnionych z VAT.
• 19 stycznia 2024 roku Ministerstwo Finansów poinformowało o przesunięciu terminu i planowanych audytach.

• Podczas briefingu Ministerstwa Finansów z 26.4.2024 r. podano informację o nowych planowanych terminach:
• od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (którzy w poprzednim roku przekroczyli 200 mln złotych obrotów),
• od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów,
• 9 maja Sejm przegłosował ustawę, która zmienia termin wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 1 lutego 2026 roku (dla podatników czynnych i zwolnionych z VAT)

Według dotychczas opublikowanych regulacji, faktury ustrukturyzowane nie będą dotyczyły podmiotów zagranicznych oraz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

3. Planowane zmiany w zakresie KSeF

 Ministerstwo Finansów opublikowało informację dotyczącą wprowadzenia zmian w zakresie KSeF, na ten moment planowane są:

• ujednolicenie terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników (obowiązek e-fakturowania będzie wprowadzony w jednym momencie dla podatników czynnych i zwolnionych z VAT) oraz dopuszczenie możliwości wystawiania faktur konsumenckich w KSeF,
• udostępnienie wszystkim podatnikom możliwości wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF z kodem QR i wprowadzania ich do KSeF następnego dnia roboczego,
• odroczenie wprowadzenia kar za niestosowanie KSeF,
• odroczenie obowiązku podania numeru KSeF w płatnościach, w tym dla Mechanizmu Podzielonej Płatności,
• umożliwienie dodawania załączników do faktury za media, usługi telekomunikacyjne i inne „zbiorcze”,

w okresie przejściowym umożliwienie stosowanie faktur papierowych przez podatników, u których wdrożenie KSeF może być problematyczne, a skala i wartość wystawianych faktur są niewielkie (suma na fakturze nie przekracza 450 zł, nie więcej niż 10 tys. zł miesięcznie).

4. Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych – z czym to się wiąże?

W zakresie faktur sprzedażowych:

A. Data i numer faktury nadawane w KSeF

Ustawa o VAT tak definiuje fakturę ustrukturyzowaną: „(…) rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.” / Art. 2 ust. 32a. Od momentu wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF funkcjonalność komercyjnych systemów do fakturowania ograniczy się w tym kontekście jedynie do planowania jakie faktury mają być wystawione i przekazywania tej informacji do KSeF. Numer faktury będzie nadawany przez Krajowy System e-Faktur a za datę faktury uznaję się datę przesłania faktury do Krajowego Systemu eFaktur.

B. Eliminacja procesu wysyłki faktur do odbiorcy

Po nadaniu numeru KSeF faktura będzie od razu widoczna dla odbiorcy, nie ma potrzeby wysyłki faktury, będzie ona dostępna w portalu po zalogowaniu do swojego konta.

C. Formalna korekta faktur

Po wprowadzeniu w KSeF błędnej faktury nie będzie możliwości jej wycofania, a jedynie wystawienie korekty (brak not korygujących). W związku z tym, po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF nadzór nad poprawnością wystawiania faktur w organizacji powinien być większy.

W zakresie faktur zakupowych:

Faktury przyjmowane w formacie XML, będą zawierały komplet danych w formie elektronicznej, dzięki temu systemy informatyczne uzyskają możliwość łatwego skorzystania z tych danych np. informacji zawartych w pozycjach faktur. Co w przyszłości może przynieść szereg korzyści i zmienić sposób przetwarzania.

 5. Jakie są korzyści płynące z KSeF?

• dostęp do eFaktury praktycznie w czasie rzeczywistym (brak czynności związanych z wysyłką faktur),
• skrócenie terminu zwrotu nadwyżki VAT (z 60 do 40 dni),
• standaryzacja dokumentu (jednolity wygląd faktur, możliwość automatyzacji ewidencji
  i rozliczenia),
• brak kosztów archiwizowania faktur papierowych (faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat),
• przyspieszenie i automatyzacja wykonywania czynności w organizacji związanych z wystawieniem, jak i rozliczeniem faktury.

6. Gotowi na KSeF - KSeF a rozwiązania Rekordu

KSeF został stworzony przez Ministerstwo Finansów dla uszczelnienia i kontroli prowadzenia działalności gospodarczej, mimo, że stanie się on obowiązkowy dopiero w 2026 roku, Rekord SI już dziś pracuje nad integracją oprogramowania pakietu Rekord.ERP oraz Ratusz z tym rozwiązaniem.

Podstawą obsługi faktur elektronicznych (KSeF) w systemach Pakietu Ratusz jest Centralne Repozytorium Faktur impementowane w ramach modułu zarządzania dokumentami eDokument EZD, które zapewnia dwukierunkową komunikację z platformą KSeF.

• faktury sprzedażowe – są przekazywane do CRF jako korespondencja wychodząca,
• faktury zakupowe – są pobierane do CRF jako korespondencja przychodząca, wybrane dane zostaną przepisane z dokumentu elektronicznego, bez konieczności ich ręcznego wprowadzenia. Opis budżetowy oraz dekrety finansowe są wizualizowane na poziomie dokumentu faktury. W efekcie osoby decyzyjne, odnajdują komplet potrzebnych informacji na dokumencie elektronicznym,

Repozytorium faktur sprzedażowych będzie ściśle zintegrowane z funkcjonalnością oprogramowania odpowiedzialnego za fakturowanie. Natomiast zgromadzone w repozytorium faktury zakupowe będą współpracowały z modułami odpowiedzialnymi za dekretacje kosztowo-budżetową (projektową) – Dysponentem (w pakiecie Ratusz) oraz nowym modułem Panel Zakupowy (w pakiecie Rekord.ERP). Kluczowym efektem działania Dysponenta Budżetowego oraz Panelu Zakupowego jest przygotowanie dyspozycji dekretu do systemu księgowego.

Funkcje związane z KSeF zostały zaimplementowane również w innych modułach pakietu RATUSZ i Rekord.ERP w tym w szczególności na poziomie systemu księgowego, przelewów oraz oprogramowania odpowiedzialnego za wyciągi bankowe.

Dzięki implementacji warstwy dokumentowej zyskujemy możliwość procedowania faktur wewnątrz organizacji bez konieczności korzystania z systemów dziedzinowych, np. w przypadku ich podpisywania, opisywania lub akceptacji. Praca z dokumentami może być wspomagana silnikiem procesów (work-flow), co pozwoli jeszcze bardziej usprawnić i zautomatyzować proces.

Wdrożenie współpracy z KSeF to dla Rekord SI nie tylko obowiązek, lecz także inspiracja do rozwoju autorskiego oprogramowania.