17 sierpnia 2018 roku zakończono realizację projektu „Budowa Systemu Informacji Przestrzennej oraz rozwój e-usług publicznych i elektronicznych e-usług administracyjnych w północno-zachodniej części województwa dolnośląskiego”.

Projekt miał charakter partnerski i w szczególności Rekord SI w konsorcjum z firmą Sputnik realizował dostawę e-usług w 7 gminach województwa dolnośląskiego.
Rekord SI z Bielska-Białej kompleksowo wdrażał systemy w gminie miejskiej Bolesławiec, Gminie Nowogrodziec oraz Gminie Sulików. Natomiast Sputnik realizował wdrożenie w gminie wiejskiej Bolesławiec, a także Zagrodno, Zawidów i Lwówek Śląski.

Wartość zrealizowanej umowy wynosiła 4.228.052,51 zł netto (5.200.504,59 zł brutto).

Projekt pozwolił na wdrożenie zaawansowanych e-usług o wysokim poziomie dojrzałości, świadczonych za pośrednictwem Internetu. Wdrażane systemy umożliwią mieszkańcom łatwą, mobilną i szybką komunikację z urzędem. Z kolei administracja dostanie specjalistyczne narzędzia, dzięki którym pracownicy urzędu będą mogli sprawniej wypełniać swoje zadania oraz profesjonalnie zarządzać gminą.

Istnieje potrzeba rozwoju e-usług, umożliwiających załatwianie spraw w urzędzie za pomocą nowoczesnych narzędzi, które muszą być skumulowane w jednym miejscu

Piotr Roman, prezydent Bolesławca

Z kolei Tomasz Gabrysiak, wicestarosta bolesławiecki, opowiadał o korzyściach, jakie zyskają mieszkańcy

Ideą e-usług jest ułatwienie mieszkańcom dostępu do potrzebnych im informacji, jakie posiada urząd. Dzięki e-usługom mieszkaniec łatwiej uzyska informacje niezbędne zarówno w codziennym życiu, jak również przy realizacji większych inwestycji, jak choćby budowa domu. Wiele spraw będzie można załatwić drogą elektroniczną za pośrednictwem komputera i Internetu.

Projekt realizowany był w kilku etapach, począwszy od opracowania metodyki realizacji projektu i dokumentacja projektowej w postaci Koncepcji Wdrożenia. Następne dwa etapy obejmowały realizację prac wdrożeniowych, tzn. przede wszystkim dostawę, instalację i konfigurację oprogramowania standardowego, jak i dedykowanego, jakie finalnie umożliwiało uruchomienie 35 e-usług publicznych w ramach świadczenia ich przez danego partnera. Ponadto w ramach przedmiotowych etapów przeprowadzono cykl szkoleń grupowych i indywidualnych dla klientów oraz przeprowadzono migrację danych z istniejących systemów dziedzinowych.

Etapy końcowe wdrożenia objęły natomiast rozruch poszczególnych systemów, przeprowadzenie testów integracyjnych i akceptacyjnych systemu w konsekwencji których udzielono licencji na dostarczone oprogramowanie i zweryfikowano jego działanie w okresie stabilizacji systemu.

Klienci zostali objęci opieką serwisową oraz asystą techniczną w okresie 60 miesięcy od daty zakończenia projektu.

Sposób realizacji wdrożenia zważywszy na bardzo krótki okres realizacji wdrożenia jak również ogrom zagadnień jakie były podejmowane podczas prowadzenia prac przez liczny zespół wdrożeniowy firmy Rekord SI, wpłynął na bardzo pozytywny odbiór ze strony klientów, jaki znalazł wyraz podczas konferencji zamykającej wdrożenia jaka odbyła się 20 września 2018r.

Komponentem zewnętrznym względem wdrażanych przez wskazane podmioty był obszar Systemu Informacji Przestrzennej.

Jego kluczowym elementem systemu jest Jednostka Centralna zlokalizowana w Gminie Miejskiej Bolesławiec i składająca się z wyspecjalizowanej kadry pracowników. Będą oni zarządzali Systemem Informacji Przestrzennej na wszystkich poziomach administracyjnych we wszystkich gminach. Początkowo zadaniem zespołu było wspieranie gmin partnerskich na każdym etapie wdrożenia. Kolejnym zadaniem zespołu będzie wspieranie gminy na etapie korzystania z systemu.

System Informacji Przestrzennej będzie się składał z systemu wewnętrznego dla pracowników oraz systemu webowego i mobilnego, które będą dostępne również dla mieszkańców. Aplikacje mobilne oprócz dostępu do wielu zasobów, będą dawały możliwość zdalnego zgłaszania zdarzeń, a system w zależności od rodzaju zgłoszenia, będzie przesyłał je do odpowiedniej jednostki lub informował, który urząd lub jednostka odpowiada za daną sprawę (w przypadku, gdy zgłoszenie wybiega poza zakres odpowiedzialności gminy). Wprowadzone rozwiązania ułatwią mieszkańcom zgłaszanie problemów i spraw do właściwych służb oraz ograniczą proces „błądzenia” między urzędami.

Monika Rutyna
kierownik Referatu Systemu Informacji Przestrzennej w Urzędzie Miasta Bolesławiec.

Projekt został dofinansowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014 – 2020, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.