30 lipca 2020 r. Prezes Janusz Szymura i Prezydent Świętochłowic Daniel Beger podpisali umowę na zakup oprogramowania umożliwiającego zarządzanie księgowością budżetową, obsługę w zakresie kadrowo-płacowym oraz zarządzanie dokumentami. Zakupione oprogramowanie wesprze dotychczas użytkowane systemy dochodowe REKORDU w zakresie podatków lokalnych oraz gospodarki odpadami.

Zakupione systemy dziedzinowe pozwolą stworzyć bazę do dalszego rozwoju w zakresie e-usług, integracji całości rozwiązań informatycznych pracujących w urzędzie, a także poprawienia szybkości procesu obsługi mieszkańców.

- Korzyści z wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego będą długofalowe. Rozpoczynając od lepszej organizacji pracy i ograniczenia zużycia materiałów biurowych, poprzez optymalne zarządzanie zasobami ludzkimi, aż po usprawnienie komunikacji z mieszkańcami i zapewnienie im możliwości załatwiania spraw urzędowych bez konieczności wychodzenia z domu  - wyjaśnia Zastępca Prezydenta Miasta Świętochłowice, Sławomir Pośpiech.

- Nie jest tajemnicą, że Miasto Świętochłowice w ostatnich latach nie miało łatwej sytuacji budżetowej. Wysiłek obecnych władz miasta - podjęty w celu uporządkowania tych kwestii - przejawia się m. in. w tym, że z własnych środków finansuje się przedsięwzięcie wdrożenia o tak szerokim zakresie w relatywnie krótkim czasie – mówi Janusz Szymura, Prezes REKORDU SI.

W podpisaniu umowy wzięli udział: Prezydent Świętochłowic – Daniel Beger, Zastępca Prezydenta – Sławomir Pośpiech, Naczelnik Wydziału Informatyki – Krzysztof Flaczek oraz reprezentujący firmę REKORD SI – Prezes Janusz Szymura.

Realizowane wdrożenie wiąże się z szeregiem korzyści w każdym z realizowanych obszarów.

W zakresie zarządzania dokumentami:

• klient zyskuje kompleksowy system obiegu dokumentów, który jest zgodny z instrukcją kancelaryjną, a także jest otwarty na integracje z systemami dziedzinowymi również innych dostawców,
• system jest w pełni gotowy do pracy w trybie pełnego Elektronicznego Zarządzania Dokumentami. Jest to szczególnie istotne w kontekście zbliżającej się implementacji ustawy o e-Doręczeniach, która praktycznie wymusza wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów we wszystkich jednostkach samorządowych,
• możliwa jest integracja z systemami i usługami zewnętrznymi, takimi jak platforma PeF (e-faktura) czy ePUAP,
• szczególną funkcjonalnością jest jednolite repozytorium dokumentów dla systemów dziedzinowych.

W zakresie repozytorium dokumentów dla systemów dziedzinowych:

• systemy dziedzinowe zyskują nową warstwę funkcjonalności, stają się świadome dokumentów, które generują bądź przyjmują,
• wygenerowane w systemach dokumenty można składować w postaci elektronicznej, gdzie istnieje możliwość zobaczenia postaci dokumentu na dzień utworzenia z zachowaniem wersjonowania i metryki zmian,
• możliwe staje się także wykorzystanie danych z dokumentów elektronicznych w systemach dziedzinowych wpływających z platformy ePUAP czy w drugą stronę - problemu nie sprawia wysyłka wygenerowanych pism na elektroniczne platformy usług publicznych.

W zakresie systemów finansowo – księgowych:

• system wspiera procesy w obszarze księgowości budżetowej, poczynając od przygotowania budżetu poprzez całościową sprawozdawczość i obsługę zmian, kończąc na systemie finansowo-księgowym oraz obsłudze faktury elektronicznej,
• tworzenie prognozy oraz planu budżetu przez dysponentów w wielu wariantach, a następnie bieżący dostęp do aktualnego planu budżetowego wszystkich jednostek organizacyjnych,
• automatyczna zmiana budżetu w oparciu o wnioski zmiany planu wraz z generowaniem odpowiednich dokumentów do uchwały,
• sprawozdawczość budżetowa w postaci elektronicznej do organu oraz do regionalnej izby obrachunkowej,
• centralna obsługa umów oraz podgląd aktualnego budżetu dla dysponenta.

W zakresie systemów kadrowo płacowych:

• system wspiera procesy w obszarze obsługi pracowników – od ewidencji pracowników i naliczania wynagrodzenia poprzez rejestrację czasu pracy, a kończąc na internetowym Portalu Pracowniczym,
• PP daje możliwość składania elektronicznych kart urlopowych, wniosków o wyjście prywatne lub służbowe, wniosków o odpracowanie czy o pracę zdalną,
• Umożliwia też pobranie za potwierdzeniem odbioru dokumentów: paska płacowego, PIT-u 11 oraz dokumentów IM / IR.
• dla kierowników oferuje informację i analizę czasu pracy pracowników podległych