Elektroniczne zarządzanie dokumentami w Twojej organizacji !

eDokument.EZD to narzędzie klasy EZD do kompleksowego zarządzania dokumentami i sprawami. Pozwala na usprawnienie codziennej pracy w zakresie procedowania oraz podpisywania dokumentów i spraw.

eDokument EZD jest ściśle zintegrowany z pakietami Ratusz oraz Rekord.ERP, dzięki temu elementy pakietu mogą być wdrażane jako systemy dziedzinowe klasy EZD.

System występuje w 3 wariantach w zależności od specyfiki organizacji:

  1. dla urzędów miast, gmin, starostw powiatowych oraz urzędów marszałkowskich oraz jednostek organizacyjnych
  2. dla Samorządowych Kolegiów Odwoławczych
  3. dla przedsiębiorstw

eDokument.EZD może integrować się z innymi aplikacjami funkcjonującymi w organizacji.
System zarządzania dokumentami i sprawami – eDokument EZD jest jednym z elementów systemu Ratusz oraz Rekord.ERP

Kluczowe funkcjonalności:


elastyczny, szybki i przejrzysty interfejs z obsługą pulpitów użytkownika

skanowanie plików i rozpoznawanie tekstu wprost w systemie

jednolita obsługa podpisów elektronicznych (w tym PZ)

operacje grupowe

praca w trybie dekretacyjnym i z modelem procesu (workflow)

praca w trybie dekretacyjnym i z modelem procesu (workflow)

prosta obsluga składów chronologicznych

prosta obsluga składów chronologicznych

szablony dokumentów, wersjonowanie plików, obsługa wydań dokumentów

szablony dokumentów, wersjonowanie plików, obsługa wydań dokumentów

zaawansowany moduł analityczny

zaawansowany moduł analityczny

System istnieje już od

2009

roku

Z systemu korzysta

250

podmiotów

Z systemu korzysta

250

podmiotów

W systemie codziennie pracuje

15 000

użytkowników

Repozytorium

Obsługa jednego, wspólnego repozytorium dokumentów dla wszystkich systemów

Integracja

Integracja z pakietem Ratusz , Rekord.ERP i wieloma systemami zewnętrznymi, takimi jak m.in: ePUAP, eDoręczeniach, KSeF, BIP

Pulpit użytkownika

Szybki dostęp do zdarzeń zachodzących w systemie, które wymagają Twojej interakcji

REJESTRY

Autorska platforma non-code, pozwala przenieść dowolną ewidencję do wersji elektronicznej

WORKFLOW

Możliwość pracy w trybie dekretacyjnym i z modelem procesu workflow

Elastyczność

Łatwość dostosowania do wymogów i trybu pracy jednostki

Gdzie nasz system jest wdrożony?

(Przykładowe wdrożenia)

Zapoznaj się z naszymi rozwiązaniami

eDokument EZD.JST to narzędzie klasy EZD do kompleksowego zarządzania dokumentami i sprawami w urzędzie zgodnie z instrukcją kancelaryjną jednostki.

eDokument EZD.JST możesz wdrożyć w swoim urzędzie:

jako system wspomagania procesu obiegu dokumentacji

jako system EZD

jako system hybrydowy (łączący tryb tradycyjny z EZD)

Dodatkowe funkcjonalności eDokument EZD.JST istotne dla JST:

  • obsługa składów chronologicznych
  • archiwum zakładowe
  • zakładanie i znakowanie spraw w oparciu o klasyfikację JRWA
  • obsługa metryczki sprawy
  • możliwość pracy w trybie deketacyjnym i z modelem procesu
  • możliwość pracy w trybie wielojednostkowym

Integracje:

obsługa składów chronologicznych

wgląd w dokumenty i sprawy z poziomu systemów dziedzinowych

generowanie dokumentów i spraw z systemów dziedzinowych do systemu eDokument z oznaczeniem do wysłania (w tym także z wykorzystaniem EPO, ePUAP, KseF i innych platform)

możliwość pracy w trybie wielojednostkowym (wymiana dokumentów z jednostkami podległymi)

wspólny system informowania o zdarzeniach dla systemu eDokument i pozostałych modułów pakietu Ratusz®

obsługa eDoręczeń wprost w systemie, bez potrzeby logowania na platformę zewnętrzną

import dokumentów z platformy e-Doręczenia

sprawdzanie, wyszukiwanie i przypisywanie z poziomu systemu adresów w BAE

wysyłka PURDE, PUH bezpośrednio z poziomu systemu (konfiguracja domyślnych parametrów)

automatyczna rejestracja przesyłki w kartotece przesyłek wychodzących

Rekord SI, jako pierwsza firma w Polsce, obsługująca sektor administracji samorządowej, zintegrowała swoje systemy z elektronicznymi potwierdzeniami odbioru Poczty Polskiej.

Integracja z Pocztą Polską polega na wykorzystaniu przy wysyłce Elektronicznego Potwierdzenia odbioru oraz Elektronicznej Książki Nadawczej. Więcej na temat integracji przeczytasz tutaj:

https://www.rekord.com.pl/ratusz-artykuly/co-to-jest-epo/

wysyłka dokumentów na platformę ePUAP bezpośrednio z poziomu systemu

rejestracja, wysyłanie i podpisywanie dokumentów Profilem Zaufanym

wysyłanie dokumentu zarówno za pomocą formularza automatycznego jak i formularza edytowalnego

generowanie i wydruku raportu z weryfikacji podpisów

określanie sposobu wysyłki: przedłożenie, doręczenie

automatyczna rejestracja przesyłki oraz statusów doręczeń

Podstawą obsługi faktur elektronicznych (KSeF) w systemach Pakietu Ratusz jest Centralne Repozytorium Faktur impementowane w ramach modułu zarządzania dokumentami eDokument EZD, które zapewnia dwukierunkową komunikację z platformą KSeF.

Repozytorium faktur sprzedażowych będzie ściśle zintegrowane z funkcjonalnością oprogramowania odpowiedzialnego za fakturowanie. Natomiast zgromadzone w repozytorium faktury zakupowe będą współpracowały z modułami odpowiedzialnymi za dekretacje kosztowo-budżetową (projektową) – Dysponentem (w pakiecie Ratusz) oraz nowym modułem Panel Zakupowy (w pakiecie Rekord.ERP). Kluczowym efektem działania Dysponenta Budżetowego oraz Panelu Zakupowego jest przygotowanie dyspozycji dekretu do systemu księgowego.

Dzięki integracji z eTW tytuły wykonawcze wygenerowane przez system dziedzinowy są widoczne w kartotece dokumentów. Mamy możliwość podpisywania TW podpisem kwalifikowanym wprost w systemie (także grupowo) oraz dokonywania weryfikacji podpisów. Wysyłka odbywa się poprzez dedykowaną usługę, a przesyłki i statusy doręczeń są automatycznie rejestrowane w kartotece przesyłek wychodzących.

Automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta w systemie po wpisaniu numeru NIP.

Integracja z platformą Rejestry pozwala na powiązanie pozycji w rejestrze (np. umowy) z przesłkami, dokumentami i sprawami tworzonymi w systemie eDokument EZD, a także na przejście kontekstowe do dokumentu z poziomu powiązanej pozycji w rejestrze. Podczas tworzenia nowych rejestrów możemy powołać się na dokumenty i sprawy z eDokumentu EZD i przypisać te dane do pozycji w rejestrze. Integracja pozwala także na tworzenie dokumentów w eDokumencie na podstawie danych z pozycji w rejestrach z wykorzystaniem szablonów lub metodą drag&drop.

eDokument EZD.SKO to narzędzie klasy EZD do kompleksowej obsługi spraw i dokumentów nie tylko z zakresu orzecznictwa zgodnie z instrukcją kancelaryjną Samorządowego Kolegium Odwoławczego.

Dodatkowe funkcjonalności eDokument EZD.SKO istotne dla Samorządowych Kolegiów Odwoławczych:

  • obsługa wokand
  • tworzenie spersonalizowanych zestawów danych
  • obsługa składów chronologicznych
  • archiwum zakładowe
  • zakładanie i znakowanie spraw w oparciu o klasyfikację JRWA
  • obsługa metryczki sprawy
  • możliwość pracy w trybie deketacyjnym i z modelem procesu

Obsługa wokand wprost w systemie pozwala na tworzenie harmonogramu posiedzeń z określeniem zakresu czasowego (z dokładnością dla każdej sprawy), zasobów oraz składu orzekającego.

Zestawy danych dają możliwość definiowania dowolnej ilości zakładek opisujących przesyłki, sprawy i dokumenty oraz definiowania pół. Dane zapisane w zestawach danych można poddać analizie poprzez generowanie raportów.

Integracje:

Podstawą obsługi faktur elektronicznych (KSeF) w systemach Pakietu Ratusz jest Centralne Repozytorium Faktur impementowane w ramach modułu zarządzania dokumentami eDokument EZD, które zapewnia dwukierunkową komunikację z platformą KSeF.

Repozytorium faktur sprzedażowych będzie ściśle zintegrowane z funkcjonalnością oprogramowania odpowiedzialnego za fakturowanie. Natomiast zgromadzone w repozytorium faktury zakupowe będą współpracowały z modułami odpowiedzialnymi za dekretacje kosztowo-budżetową (projektową) – Dysponentem (w pakiecie Ratusz) oraz nowym modułem Panel Zakupowy (w pakiecie Rekord.ERP). Kluczowym efektem działania Dysponenta Budżetowego oraz Panelu Zakupowego jest przygotowanie dyspozycji dekretu do systemu księgowego.

obsługa eDoręczeń wprost w systemie, bez potrzeby logowania na platformę zewnętrzną

import dokumentów z platformy e-Doręczenia

sprawdzanie, wyszukiwanie i przypisywanie z poziomu systemu adresów w BAE

wysyłka PURDE, PUH bezpośrednio z poziomu systemu (konfiguracja domyślnych parametrów)

automatyczna rejestracja przesyłki w kartotece przesyłek wychodzących

Rekord SI, jako pierwsza firma w Polsce, obsługująca sektor administracji samorządowej, zintegrowała swoje systemy z elektronicznymi potwierdzeniami odbioru Poczty Polskiej.

Integracja z Pocztą Polską polega na wykorzystaniu przy wysyłce Elektronicznego Potwierdzenia odbioru oraz Elektronicznej Książki Nadawczej. Więcej na temat integracji przeczytasz tutaj:

https://www.rekord.com.pl/ratusz-artykuly/co-to-jest-epo/

wysyłka dokumentów na platformę ePUAP bezpośrednio z poziomu systemu

rejestracja, wysyłanie i podpisywanie dokumentów Profilem Zaufanym

wysyłanie dokumentu zarówno za pomocą formularza automatycznego jak i formularza edytowalnego

generowanie i wydruku raportu z weryfikacji podpisów

określanie sposobu wysyłki: przedłożenie, doręczenie

automatyczna rejestracja przesyłki oraz statusów doręczeń

Automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta w systemie po wpisaniu numeru NIP.

eDokument w przedsiębiorstwie wspomaga i optymalizuje procesy:

digitalizacji wszelkiego rodzaju dokumentacji papierowej


rejestracji i opisu, korespondencji przychodzącej i wychodzącej, a z wykorzystaniem systemu workflow także nadaniu jej określonego przebiegu w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa.
Typowymi dokumentami podlegającymi rejestracji oraz przechodzącymi przez zdefiniowany system akceptacji są między innymi dokumenty związane z procesem zakupu, ale także umowy, reklamacje i inne


tworzenia i udostępniania (w wykorzystaniem poziomów uprawnień) dokumentów wewnętrznych np. procedur, instrukcji stanowiskowych, zarządzeń itp. Pozwala na stworzenie elektronicznego repozytorium dokumentów przedsiębiorstwa dostępnego online dla uprawnionych użytkowników


zautomatyzowania integracji z platformą KSEF

W efekcie uzyskujemy sprawną i pełną kontrolą nad przepływem dokumentu w przedsiębiorstwie, poprawiamy wewnętrzną komunikację oraz dostęp do informacji, zmniejszamy ryzyko zaginięcia dokumentu, przez system kopi bezpieczeństwa zapewniamy archiwizację

Dzięki systemowi workflow uzyskujemy przejrzystość procesów.

Integracje:

wykorzystanie Workflow pozwala na zautomatyzowanie wielu czynności, takich jak przekazywanie dokumentów do odpowiednich pracowników, ustalanie terminów, generowanie raportów itp.

umożliwia użytkownikom tworzenie własnych aplikacji użytkowych na bazie platformy, bez konieczności posiadania umiejętności programistycznych.

wszystkie faktury ustrukturyzowane wystawione w portalu znajdą się w Centralnym Repozytorium Faktur zarządzanym przez system eDokument.EZD, skąd będą trafiać bezpośrednio do systemu fakturowania.

możliwość przekazywania maili wraz z załącznikami bezpośrednio do systemu eDokument EZD i tworzenie na ich podstawie spraw.

Autorska platforma non-code Rejestry pozwala na stworzenie w łatwy i intuicyjny sposób własnej aplikacji do prowadzenia oczekiwanego rejestru lub grupy rejestrów. Rozwiązanie pozwala na tworzenie także bardziej złożonych aplikacji jak np. aplikacja do prowadzenia inwestycji czy też obsługi zasobów mieszkaniowych gminy. Rejestry dają możliwość wykorzystania wielu rodzajów pól w tym pól wyliczeniowych oraz słowników dopasowanych do gromadzonych danych. Ponadto umożliwiają one rozbudowane zarządzanie uprawnieniami dostępu.

Jeżeli prowadzenie ewidencji wymaga bardziej złożonego procesu bez problemu można go zamodelować z użyciem wbudowanego silnika workflow, np. celem zapewnienia wielopoziomowej akceptacji, opiniowania czy też innej interakcji.

Użytkownicy zintegrowanego systemu zarządzania miastem (gminą) - RATUSZ®, uzyskają szereg dodatkowych możliwości takich jak: jednolity system uprawnień, centralny rejestr podmiotów, wspólna struktura organizacyjna oraz ścisła współpraca z platformą zarządzania dokumentami – eDokument EZD. Dzięki prostej i intuicyjnej budowie możliwa jest szybka adaptacja rozwiazania do zmieniających się wymagań rynkowych i zmian prawnych.

Przykładowe obszary zastosowania:

  • rejestr uchwał zarządu
  • rejestr uchwał walnego zgromadzenia
  • rejestr aktów notarialnych
  • rejestr spraw sądowych
  • rejestr umów (media, praktyki zawodowe itd.)
  • rejestr zarządzeń
  • rejestr audytów

  • rejestr uprawnień w systemach komputerowych
  • rejestr oprogramowania komputerowego
  • rejestr napraw sprzętu
  • lista kontrolna kopii zapasowych

Rejestr projektów w tym:

  • rejestr harmonogramów
  • rejestr odbiorów
  • rejestr dokumentów

Rejestry inwestycji w tym:

  • rejestr umów
  • rejestr przeglądów
  • rejestr odbiorów
  • rejestr dokumentów OT
  • rejestr zadań

Zobacz więcej w naszych folderach


FAQ

Zgodnie z zapisami § 2 pkt 13 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych:

„system EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.”

Możesz zrobić to w 3 krokach:

  1. Zaimplementuj system eDokument EZD.JST jako narzędzie wspierające system tradycyjny. Pozwolisz pracownikom nauczyć się pracy w systemie oraz wykorzystasz system jako narzędzie wspierające prowadzenie spraw urzędowych. Dodatkowo zidentyfikujesz sprawy, które będą docelowo prowadzone wyłącznie elektronicznie.
  2. Rozpocznij elektroniczne dokumentowanie wybranych rodzajów spraw (klas JRWA) i uruchom dla nich skład chronologiczny.
  3. Stopniowo zwiększaj klasy JRWA obsługiwane wyłącznie elektronicznie i w efekcie wskaż system EZD jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu i załatwiania spraw w Twoim urzędzie.

Tak, jest to możliwe dzięki usłudze integracyjnej.

Tak, po zakupie systemu każdy klient otrzymuje roczną gwarancję na system, w ramach której świadczymy usługi wsparcia użytkowników oraz serwis oprogramowania. Gwarancję można przedłużyć na kolejny okres.

Tak, jest możliwe poprzez VPN, czyli zabezpieczone połączenie z internetem przez szyfrowany kanał komunikacyjny. Zastosowanie VPN zwiększa bezpieczeństwo danych podczas korzystania z niezabezpieczonych sieci Wi-Fi.