Aby zwiększyć produktywność każda firma potrzebuje rozsądnego planu produkcji. Jednak skuteczne planowanie to złożony proces, który obejmuje szeroki zakres działań mających na celu zapewnienie dostępności materiałów, sprzętu i zasobów ludzkich. Planowanie produkcji przypomina mapę drogową: pomaga zorientować się co do kierunku i czasu potrzebnego do dotarcia na miejsce. Oto kilka zalet skutecznie wdrożonego planu produkcji i harmonogramowania:

• zmniejszone koszty pracy dzięki eliminacji straconego czasu i poprawie przebiegu procesu produkcyjnego,
• mniejsze koszty robienia zapasów poprzez zmniejszenie zapotrzebowania na rezerwowe surowce i nadmierne zapasy dla bieżącej produkcji,
• zoptymalizowane wykorzystanie sprzętu i zwiększona przepustowość,
• terminowe dostawy produktów i usług.

Planowanie produkcji to kluczowy proces, który należy opanować, aby zapewnić sobie zrównoważony rozwój, ponieważ zastosowane techniki (zarządzanie wąskim gardłem, zarządzanie globalne itp.) pozwalają uniknąć przekraczania czasu dostaw, zminimalizować ryzyko niedoborów zapasów i zmaksymalizować wykorzystanie zasobów ludzkich i materialnych
- wyjaśnia Éric Frenière, starszy doradca biznesowy w BDC Advisory Services.

5 kluczowych czynników planu produkcji

Skuteczne planowanie zależy od dobrego zrozumienia kluczowych działań, które przedsiębiorcy i menedżerowie powinni zastosować w tym procesie. Oto pięć przykładów:

1. Prognozowanie oczekiwań rynkowych. Aby efektywnie planować, należy rzetelnie oszacować potencjalną wysokość sprzedaży. Większość firm nie ma konkretnych prognoz dotyczących przyszłej sprzedaży. Można jednak prognozować sprzedaż na podstawie informacji historycznych, trendów rynkowych i / lub wystawionych zamówień. - Gromadzenie informacji, ich analiza i zrozumienie uzyskanych wyników umożliwiają postawienie dokładniejszej diagnozy i opracowanie lepszej strategii działania - dodaje Frenière.
2. Kontrola zapasów. Należy określić rzeczywiste poziomy zapasów, a także powinien zostać wdrożony system ich inwentaryzowania. Pomoże to uniknąć nadmiernych stanów magazynowych ale także niedoboru surowców do realiazacji zlecenia.
3. Dostępność sprzętu i zasobów ludzkich – optymalnym jest stan, gdy wszystkie zamówienia przepływają w ramach danej linii produkcyjnej. Planowanie produkcji pomaga zarządzać czasem, zapewniając jego dobre wykorzystanie, jednocześnie nie powodując opóźnień. Planowanie powinno maksymalizować zdolność operacyjną, ale jej nie przekraczać. Rozsądnie jest również nie planować pełnej wydajności i zostawiać miejsce na nieoczekiwane wypadki i zmiany, które mogą się pojawiać.
4. Standaryzacja czynności i czasu. Zazwyczaj najbardziej efektywnym sposobem określenia etapów produkcji jest odwzorowanie procesów w kolejności ich wykonywania, a następnie uwzględnienie średniego czasu potrzebnego na wykonanie pracy. Należy pamiętać, że wszystkie kroki niekoniecznie następują po kolei, a wiele z nich może wystąpić w tym samym czasie. Po ukończeniu mapy procesu zrozumieć można, ile czasu zajmie ukończenie całego procesu. Tam, gdzie praca jest powtarzalna lub pewne elementy są do siebie podobne, najlepiej jest ujednolicić pracę i związany z nią czas. Dobrą praktyka jest dokumentowanie podobnych czynności do wykorzystania w przyszłości i używanie ich jako podstawy do ustalenia przebiegu przyszłych tras i czasów. Znacząco przyspieszy to proces kolejnego planowania.
5. Czynniki ryzyka – trzeba je ocenić, zbierając informacje historyczne na temat podobnych doświadczeń, wyszczególniając rzeczywisty czas, materiały i napotkane awarie. Tam, gdzie ryzyko jest znaczące, należy przeprowadzić analizę rodzajów awarii i ich skutków oraz upewnić się, że wprowadzono procedury kontrolne w celu ich wyeliminowania lub zminimalizowania. Ta metoda umożliwia badanie i określanie sposobów ograniczania potencjalnych problemów w działalności biznesowej. Ten rodzaj analizy jest bardziej powszechny w przedsiębiorstwach produkcyjnych.

Jak zaplanować pracę?

Wszystkie inne działania są inicjowane na podstawie planu produkcyjnego, a każdy obszar jest zależny od interakcji pomiędzy działaniami. Zwykle plan obejmuje materiały, sprzęt, zasoby ludzkie, szkolenia, przepustowość i metody wykonania pracy w standardowym czasie.

Plan produkcji musi uwzględniać określone kluczowe elementy na długo przed rozpoczęciem produkcji, aby zapewnić nieprzerwany przepływ pracy w miarę jej rozwoju.

Zamawianie materiałów

Materiały i usługi, które wymagają długiego czasu realizacji lub znajdują się w dużych odległościach od miejsca dostawy, należy zamawiać z dużym wyprzedzeniem czasowym. Dostawcy powinni regularnie wysyłać materiały, aby zapewnić nieprzerwane działanie linii dostaw.

Zakup sprzętu

Pozyskanie specjalistycznych narzędzi i sprzętu do rozpoczęcia procesu produkcyjnego może wymagać dłuższego czasu realizacji. Należy pamiętać, że sprzęt może być wykonany na zamówienie lub może być po prostu trudny do skonfigurowania. Ten rodzaj sprzętu może również wymagać specjalnego przeszkolenia.

Wąskie gardła

Są to ograniczenia w przebiegu procesu i należy je zdiagnozować z wyprzedzeniem, aby można było je zaplanować lub wyeliminować przed rozpoczęciem produkcji. Oceniając możliwe wąskie gardła, warto pamiętać, że mogą one przenieść się do innego obszaru procesu. Radzenie sobie z wąskimi gardłami to ciągłe wyzwanie dla każdej firmy.

Pozyskiwanie i szkolenie zasobów ludzkich

Specjalistyczne stanowiska mogą wymagać wszechstronnego przeszkolenia w zakresie specjalistycznego sprzętu czy procesów technicznych. Kandydaci powinni zostać dokładnie zweryfikowani. Zatrudniając ich, należy dać im wystarczająco dużo czasu na szkolenie i upewnienie się, że są kompetentni w zakresie ich obowiązków pracy. Zapewni to płynny przebieg procesu lub usług. - Ludzie są ważnym elementem planowania produkcji - mówi Frenière. - Planowanie to zarządzanie kapitałem ludzkim i wyposażeniem. Często stanowi to klucz do optymalizacji zdolności produkcyjnych.

Plan produkcji stanowi podstawę do planowania codziennych czynności. Gdy przychodzą zamówienia, należy zająć się nimi indywidualnie w oparciu o ich priorytet.
Ważność zamówienia określa workflow i czas na kiedy powinna zostać zaplanowana realizacja zamówienia. Następnie powinno się ocenić, czy jest się gotowym do produkcji lub do zaoferowania usług. W tym celu należy określić:

• czy zapasy są dostępne w miejscu, w którym praca ma się rozpocząć?
• czy mamy niezbędny personel do wykonania zadania?
• należy uważać, aby zminimalizować czynniki ryzyka; dopuszczenie zbyt wielu sytuacji typu „co, jeśli” może opóźnić dostawę i przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.

Przedstaw plan

Po upewnieniu się, że spełnione zostały wszystkie warunki rozpoczęcia produkcji, należy zaprezentować plan pracownikom, którzy go wdrożą. Najlepiej zaplanować produkcję za pomocą odpowiedniego oprogramowania, które przyspieszy proces. Preferowana jest prezentacja wizualna jako środek przekazywania pracownikom harmonogramów operacji. Rozwiązaniem user-friendly jest użycie monitorów do wyświetlania harmonogramu czy publikacja zlecenia pracy w czasie rzeczywistym.

Rozważ zmianę

Jednym z wielu wyzwań związanych z planowaniem i harmonogramowaniem produkcji jest dostosowywanie się do zmian w zamówieniach, które zachodzą każdego dnia. Koniecznością jest dostosowanie planu do tych zmian i poinformowanie pracowników. Radzenie sobie ze zmianami nie zawsze jest łatwe i może wymagać tyle samo wysiłku, co stworzenie dobrego planu produkcji. Na pewno będzie trzeba skontaktować się z różnymi działami w obrębie firmy w celu rozwiązania ewentualnych problemów. Pomocne w śledzeniu zmian, zapasów, pracowników i sprzętu może okazać się oprogramowanie ERP.

Ciągłe doskonalenie procesów

Opracowując plan produkcji, można wskazać przyczyny strat. Aby zwiększyć wydajność, konieczne jest zbadanie wszystkich procesów. Są przyczyny, które można łatwo usunąć, aby udoskonalić zarządzanie operacjami. Jednym z przykładów jest wydłużenie czasu dostaw i utrata kontroli nad produkcją przez firmę. Odpowiednim przykładem takich zachowań jest wdrożenie metody lean manufacturing - czuli odchudzonej produkcji. Metoda ta opiera się na ciągłym udoskonalaniu ale małymi krokami. Konkretne korzyści wynikające z globalnego spojrzenia na efektywność procesów to:

• lepsza jakość - mniej błędów. Więcej trafności. Produkty, które są lepiej dopasowane do potrzeb klientów.
• zwiększona prędkość - lepsza oferta. Lepsze zarządzanie zapasami. Mniejsze ryzyko. Możliwość szybszego zaspokajania potrzeb klientów.
• zwiększona niezawodność - właściwy produkt lub usługa we właściwym czasie i we właściwym miejscu. Buduje to zaufanie i lojalność klientów.