Zdarza się, że firma przynosi mnóstwo gotówki, a przychody rosną, ale uzyskanie przyzwoitych zysków jest wciąż utrudnione. Dlaczego tak się dzieje i jakie kroki można podjąć, aby to zmienić?

Według koncepcji lean manufacturing odpowiedzią może być zajęcie się „marnotrawstwem” i nieefektywnością, które działają niczym hamulce dla zdolności do generowania realnych zysków. „Odchudzone” operacje mogą obniżyć koszty, zwiększyć wydajność, pomóc wyeliminować problemy z jakością, zmniejszyć zapotrzebowanie na miejsce do magazynowania i skrócić czas potrzebny do wprowadzania produktu na rynek. Umiejętnie wdrożona zmiana może również poprawić morale pracowników. Niemal każda firma może na tym skorzystać – zarówno z branży produkcyjnej, jak i usługowej.

Mówiąc o efektywności operacyjnej wymienia się określone definicje strat, ale prostszym sposobem jest skupienie się na każdym z osobna elemencie operacyjnym, który jest źródłem frustracji w twojej firmie - mówi Lucie Le François, starszy doradca biznesowy w BDC. – Tzw. „szczupłe zarządzanie” to system oparty na założeniu, że zapewnienie wartości oczekiwanej przez klienta, jego satysfakcja i doświadczenie są tym, co napędza długoterminowy sukces – dodaje Le François. Oto trzy proste kroki, które Le François oferuje przedsiębiorcom, chcącym zacząć wdrażanie lean manufacturing w swoim biznesie.

Zacznij od oceny

Pierwszym krokiem w dążeniu do poprawy efektywności jest analiza (audyt) bieżącej sytuacji. Można zacząć od rozmowy z menedżerami wyższego szczebla i kluczowymi pracownikami, aby zidentyfikować problemy, które wciąż się pojawiają i możliwości zwiększenia wydajności. Warto również przeanalizować jakie informacje na temat przeprowadzanych operacji zbierane są wewnątrz firmy. Można wykorzystać dane zebrane w pierwszej fazie audytu, aby lepiej ukierunkować przyszłe inicjatywy w zakresie wydajności, dostosowania ceny do produktów oraz identyfikacji problemów z wydajnością na poszczególnych liniach produkcyjnych. Dane, które zebrane zostaną w tym momencie, posłużą również jako punkt odniesienia, na podstawie którego w przyszłości można zmierzyć postępy.

Podejmij działanie

Po zmierzeniu poziomu produktywności w firmie, można przejść do działania. Trzy podstawowe działania wydajnościowe, przydatne dla większości firm, to:

• konfigurowanie pulpitów nawigacyjnych,
• poprawa wydajności kadry zarządzającej,
• zainicjowanie ciągłego doskonalenia pracowników poprzez poprawę organizacji miejsca pracy.

Te fundamentalne projekty wdrożone za pomocą ustrukturyzowanej metodologii, takiej jak „Zaplanuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj” (ang. Plan-Do-Check-Act), zapewniają szybkie korzyści i stanowią podstawę dla długoterminowego sukcesu. Mogą również być platformą dla bardziej zaawansowanych inicjatyw zwiększających produktywność.

Monitoruj i zarządzaj swoimi postępami

Jednym z celów wdrożenia powyższych projektów zwiększających efektywność operacyjną jest uczynienie oceny operacji i poprawy wydajności ciągłym procesem, będącym częścią kultury danej firmy. Przykładowo, pulpity nawigacyjne pozwalają regularnie porównywać swoje wyniki. Po ich wdrożeniu naturalne staje się znalezienie sposobów na dalszą poprawę wydajności. Wysiłek związany z monitorowaniem wskaźników często motywuje firmę do podjęcia znaczących kroków w kierunku „odchudzania” - nawet przed wdrożeniem dodatkowych projektów zwiększających wydajność.

Myśl o systemie, a nie narzędziach

Le François mówi, że wielu przedsiębiorców uważa, iż potrzebują oni jedynie kilku, specjalnych narzędzi lub że dotychczasowa organizacja pracy wystarczy, aby wdrożyć lean manufacturing. Mowa o takich elementach jak mapowanie procesów, standardowe metody pracy lub organizacja miejsca pracy. Chociaż narzędzia te są absolutnie kluczowe i korzystne, to wydajność operacyjna obejmuje znacznie szerszy obszar niż tylko same narzędzia; należy również myśleć o systemie operacyjnym zarządzania, czego przykładem może być system ERP. A najważniejszym czynnikiem umożliwiającym sukces w tym systemie jest sposób myślenia i zaangażowania w uczenie się i doskonalenie. - Oglądanie meczu piłkarskiego bardzo różni się od grania w nim - mówi Le François. - Jeśli grasz na boisku, jesteś pochłonięty każdą akcją i widzisz tylko część gry. A kiedy jesteś na trybunach, możesz zobaczyć wszystko, co dzieje się podczas meczu, wszystkie stałe fragmenty gry i wszystkie zmarnowane możliwości. Lean management polega na zrobieniu jednego kroku w tył i zadaniu sobie pytania: „co tak naprawdę się tutaj dzieje i jak możemy wprowadzić ulepszenia?”. Ponieważ wielu przedsiębiorców jest mocno zaangażowanych w swój biznes, to świeże podejście wymagać może zaangażowania „trenerów” z zewnątrz.

Lean management w praktyce

Niektóre firmy decydują się na odchudzenie produkcji od samego początku, gdy tylko rozpoczną działalność. Inne przyjmują praktyki lean, gdy działają już od dłuższego czasu i zaczynają dostrzegać możliwości eliminacji marnotrawstwa. Dla spółki E.T.M. Industries lean był sposobem na poradzenie sobie z planowaną ścieżką rozwoju. Położona w Renfrew, w Ontario firma produkuje precyzyjnie obrabiane elementy dla przemysłu lotniczego, górniczego i obronnego. - Z punktu widzenia sprzedaży nasza firma dobrze sobie radziła – mówi J.P. Leclerc., wiceprezes E.T.M. - Wiedzieliśmy jednak, że możemy zderzyć się ze ścianą, jeśli nie przyjrzymy się poważnie temu, jak prowadzimy naszą firmę z operacyjnego punktu widzenia. Musieliśmy się upewnić, że nasze procesy oparte są o solidne podstawy, zwłaszcza w kontekście pracy mniej doświadczonych osób – mówi wiceprezes.

Skoncentrowany na łatwych i szybkich ulepszeniach

W pierwszej fazie projektu ekspert ds. wydajności operacyjnej z firmy BDC przeprowadził wywiady na miejscu, aby zobaczyć, jak E.T.M. Industries prowadziło swój zakład i aby dokładnie przeanalizować wewnętrzne procesy operacyjne. Poprzez serię wywiadów przeprowadzonych na miejscu, analizę procesów i burze mózgów z pracownikami na temat rozwiązywania typowych problemów na hali produkcyjnej, E.T.M. zyskał wgląd w obszary, które należało ulepszyć. Na podstawie tych informacji firma opracowała plan strategiczny i wyznaczyła priorytety w celu jak najszybszego osiągnięcia lepszych wyników. Firma zidentyfikowała 87 działań typu „po prostu zrób to”, w przypadku których można natychmiast wprowadzić łatwe ulepszenia. Jedną z kluczowych rekomendacji w planie było przyspieszenie szkolenia mniej doświadczonych pracowników w celu poprawy produktywności i zmniejszenia niepotrzebnych strat. Małe, stopniowe zmiany, takie jak ta, w połączeniu z pełnym zaangażowaniem pracowników, pomogły E.T.M. Industries poprawić swoje wyniki o 25%, jednocześnie zmniejszając straty na produkcji o 37% - a wszystko to w zaledwie 18 miesięcy.