W ostatnich latach gospodarka magazynowa, jako jeden z obszarów rozwoju technologii do zarządzania produkcją, ulegała szybkim przemianom. Magazyn z odpowiednią infrastrukturą i skomplikowanymi procesami wewnętrznymi staje się miejscem, którego funkcja znacząco wybiega poza dotychczasową obsługę konwencjonalnych procesów ewidencji. 

Pisząc o zarządzaniu zapasami w systemie ERP, należy pamiętać, że jeszcze stosunkowo niedawno w magazynach składowane były wyłącznie świeżo wytworzone wyroby, czekające na odbiór docelowego klienta. Obecnie wyroby nie są wytwarzane na zapas, ale na bieżąco, a w magazynie przebywają tylko kilkanaście godzin. W takich warunkach nowoczesny system IT staje się koniecznością, zapewniającą dobrze działający łańcuch dostaw. 

W tych warunkach coraz więcej firm - niezależnie od swojej wielkości i branży, w których działają – sięga po produkt, jakim jest magazynowy system informatyczny WMS (ang. Warehouse Management System). Potrzeby przedsiębiorstw zależne są oczywiście od specyfiki ich działalności. Dostawca przesyłek zwracał będzie uwagę na odpowiednią optymalizację wysyłki i niwelowanie opóźnień. Z kolei dla firmy produkcyjnej kluczowa będzie kontrola nad zdarzeniami, które wpływają na koszty jakości produkcji.

WMS a proces wytwarzania

WMS umożliwia zarządzanie magazynami w odniesieniu do stanów magazynowych, lokalizacji towarów, zarządzania przyjęciami, ekspedycją i procesami realizowanymi w obrębie magazynu i częściowo produkcji. Korzyści z wdrożenia systemu WMS to:

• optymalizacja przepływu materiałów,
• kontrola poziomu zapasów,
• krótszy czas realizacji zamówień,
• limitowanie strat wynikłych z przeterminowania produktów,
• większa dokładność przy dostawach

WMS to wizualizacja pracy magazynu. Pracownicy w czasie rzeczywistym dostają wgląd w informacje o stanie komponentów sprzętowych, a system alarmuje obsługę, jeżeli występują nieprawidłowości. Zadaniem systemu nie jest jedynie generowanie i obsługa dokumentów magazynowych, które dokumentują zmiany stanu magazynowego, jak na przykład: przyjęcia do magazynu, przesunięcia magazynowe i dokumenty wydania (WZ) Magazynowy system informatyczny ma wspomagać urządzenia do automatyzacji identyfikacji, dodatkowo wykorzystując globalne standardy identyfikacji (GS1). Użytkownik jest w posiadaniu danych o rodzajach, ilości, podziale miejsc składowania, artykułach, a także innych informacji, które są niezbędne do zarządzania operacjami magazynowymi.

WMS a zarządzanie zapasami w systemie ERP

Możliwe jest także dokonanie integracji systemu WMS z systemem ERP. Wariant ten niesie za sobą wiele korzyści:

• optymalizacja wykonywania operacji logistycznych przedsiębiorstwa,
• stany magazynowe ewidencjonowane w prosty sposób, tworzenie geografii magazynu oraz obsługa magazynu wysokiego składowania,
• skrócenie czasu kompletacji zamówień,
• redukcja kosztów logistyki wewnątrzmagazynowej dzięki optymalnemu wykorzystaniu powierzchni dostępnej w magazynie,
• optymalizacja wykonywania operacji logistycznych przedsiębiorstwa,
• redukcja kosztów papierowego obiegu dokumentów.

Przy „ręcznym” planowaniu i zarządzaniu, pozyskiwanie informacji, zachodzących w czasie rzeczywistym, nie jest możliwe. Przy systemie ERP realizacja wszystkich procesów magazynowych odbywa się na bazie aktualnych danych. Sprawia to, że kadra kierownicza może sprawnie i błyskawicznie reagować na zmiany. Przy krótkich seriach produkcyjnych bądź towarach rotujących ma to duże znaczenie.

Integracja ERP

Gospodarka magazynowa coraz częściej integrowana jest z innymi programami do zarządzania przedsiębiorstwem. Rosnąca ilość danych z wielu źródeł oraz szybka automatyzacja procesów magazynowych wymagają wsparcia procesów.
Rozwiązania integrujące programy magazynowe z zewnętrznymi aplikacjami czy autonomicznymi urządzeniami to najbliższa przyszłość. Oznacza to, że systemy klasy WMS staną się dynamicznym środowiskiem do zarządzania procesami, współpracującym z zaawansowanymi systemami ERP, wspomagającymi zarządzanie przedsiębiorstwem. Jednocześnie, nowe rozwiązania będą musiały odznaczać się znaczną prostotą, ułatwiającą zarządzanie zapasami w systemie ERP.