Jednym z podstawowych wymagań stawianych nowoczesnym systemom informatycznym, poza usprawnieniem wykonywania konkretnych zadań przez użytkowników, jest wsparcie organizacji pracy poprzez kierowanie jej przepływem. Workflow (z ang. przepływ pracy) to automatyzacja procesów biznesowych, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych (definicja za Workflow Management Coalition).

Współczesne przedsiębiorstwa są zorientowane na pracę sterowaną procesami. Naturalnym wydaje się, że orientacja ta powinna mieć także odzwierciedlenie w systemach informatycznych obsługujących poszczególne sfery działalności danej organizacji. Taka idea stała u podnóża systemu zarządzania procesami Workflow, który powstawał w firmie od połowy 2014 roku.

Procesy i zadania

Proces to uporządkowana seria powiązanych ze sobą czynności, które rozwiązują określony problem lub prowadzą do osiągnięcia określnego efektu biznesowego. Podstawowym elementem procesu są zadania (aktywności). Można je rozumieć, jako okna czasowe przeznaczone do wykonania określonego zakresu prac na wskazanych obiektach, przez przypisane do zadania osoby. W codziennej pracy można wyróżnić dwa rodzaje zadań:

• Zadania ręczne - wykonywane przez użytkownika przy udziale systemów informatycznych lub poza nimi. Zadania takie nie wymagają rejestracji potwierdzenia wykonania. Przykładem takich zadań mogą być np.: „Rejestracja faktury w systemie eDokument”, „Utworzenie oferty w systemie Zamówienia Obce” lub „Przygotowanie sali na konferencję”.
• Zadania automatyczne - wykonywane przez silnik procesów bez udziału człowieka wykorzystujące udostępnioną przez aplikacje logikę biznesową. Przykładem takich zadań są np.: „Zatwierdzenie dokumentu w systemie eDokument”, „Wysłanie alertu przez system Alert” lub „Zmiana statusu oferty lub zamówienia w systemie Zamówienia Obce”.

Nowy wymiar kastomizacji

Dotychczasowe metody dostosowania systemu Rekord.ERP do specyficznych wymogów przedsiębiorstw i organizacji realizowane były m.in. poprzez takie mechanizmy jak:

• parametryzacja systemu,
• generator zestawień,
• wykorzystanie plików XML do tworzenia dedykowanych formatek edycyjnych,
• procedury bazodanowe.

Wykorzystanie silnika procesów umożliwia wejście na zupełnie inny poziom. Pozwala spojrzeć na przedsiębiorstwo z poziomu całościowych procesów. Jest to niezwykle istotne z uwagi na fakt, że na co dzień poszczególne zadania rozproszone są pomiędzy poszczególnymi systemami informatycznymi. Wykorzystanie systemu Workflow pozwala zebrać w jednym miejscu podstawowe procesy biznesowe organizacji i sprawnie nimi zarządzać. Co więcej, można z jednego miejsca analizować i optymalizować wykonywane procesy, bez konieczności ingerencji w poszczególne ich elementy (systemy i zadania).

Nowy wymiar integracji

Poszczególne moduły systemu Rekord.ERP pozwalają na wykonywanie konkretnych czynności przez użytkowników oraz informują ich o bieżących zdarzeniach. Często spotykamy sytuację, w której pewien ciąg czynności wymaga wykonania określonych zadań w różnych modułach. Przykładowo, zatwierdzenie faktury kosztowej wiąże się z zatwierdzeniem dokumentu w systemie Zarządzania Dokumentami, zadekretowaniem go w Systemie Finansowo-Księgowym oraz przygotowaniem do wykonania przelewu w module Przelewy. Dzięki możliwościom integracyjnym systemu Workflow, większość z tych operacji może zostać wykonana automatycznie, a jedyną czynnością do wykonania będzie podjęcie stosownej decyzji.

Modelowanie procesów w notacji BPMN

Notacja BPMN (Business Process Model and Notation) jest najpopularniejszym na świecie graficznym sposobem zapisu procesów biznesowych. Jest zgodna z koncepcją architektury SOA (Service Oriented Architecture). Procesy modelowane przy pomocy tej notacji składają się z czterech podstawowych elementów: Aktywności (Zadań), Zdarzeń, Bramek logicznych oraz Przepływów pracy.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że dopiero pojawiające się w ostatnich latach zmiany technologiczne pozwoliły na realizację tego typu integracji. Architektura systemów oparta o usługi (SOA) pozwala podzielić logikę biznesową całego magazyn użytkowników 6 pakietu Rekord.ERP
systemu na mniejsze części, które mogą wzajemnie się ze sobą komunikować. Moduł integracyjny silnika Workflow pozwala na scalenie się z dowolną usługą, umożliwiając takie zamodelowanie procesu, w którym będzie mógł wykonywać zadania automatycznie.

Workflow – system dla kierownictwa

Kluczowe w każdej organizacji jest podejmowanie decyzji. To one mają bezpośredni wpływ na przepływ pracy w poszczególnych procesach. Decyzje podejmowane są najczęściej przez osoby na stanowiskach kierowniczych. Dziś systemy informatyczne wspierają pracę tych ludzi poprzez dostarczanie im danych odnośnie zdarzeń i bieżącej sytuacji organizacji (np. poprzez system alertowania – Alert lub analiz biznesowych – Lider). System Workflow pozwala pójść krok dalej, umożliwiając bezpośrednie reagowanie na zebrane informacje. Dzięki pulpitowi procesów możliwy jest podgląd wszystkich zadań, jakie dana osoba ma aktualnie do wykonania w jednym miejscu. Co ważne - z tego miejsca można nie tylko zorientować się w bieżącej sytuacji, ale i podjąć decyzję, która wpłynie na dalszy przepływ pracy. Te możliwości czynią z Worklfow doskonałe narzędzie dla kadry kierowniczej.

Piotr Szymura - Kierownik Działu Technologii i Produkcji Oprogramowania