Wytwórcy mebli borykają się dziś z coraz bardziej złożonymi problemami produkcyjnymi. Ich wyroby muszą być nie tylko wysokiej jakość, ale również w coraz szerszym wyborze. Dotyczy to zarówno ujednoliconych linii stylistycznych, jak i wzornictwa dostosowanego do specjalnych życzeń odbiorców mebli. A ich oczekiwania stale się zmieniają. Nie dość tego - wciąż rośnie konkurencja ze strony rynków o niskich kosztach produkcji.

System zarządza finansami

W takiej sytuacji istnieje konieczność przekonania klienta do swoich wyrobów m.in. bogatą ofertą asortymentową, wysokim poziomem obsługi i szeroką gamą usług dodatkowych. Tu konieczne jest zrozumienie potrzeb klientów i zapewnienie im takiego właśnie produktu czy usług, jakich oczekuje. W takich okolicznościach największe możliwości otwierają się przed małymi i średnimi przedsiębiorstwami. To właśnie one są w stanie sprostać wysokim wymaganiom odbiorców, przy umiarkowanej cenie. Na pierwszy plan wysuwają się takie elementy jak koszty produkcji i optymalizacja procesów: zakupu surowców i półfabrykatów, produkcji i sprzedaży. W większości zakładów branży meblarskiej wysiłek podejmowany w tym zakresie nie przynosi rezultatu.

Na przeszkodzie staje rozproszone i różnorodne środowisko informatyczne, to znaczy luźno powiązane rozwiązania, obejmujące takie wcześniej stosowane systemy, osobne rozwiązania do sterowania i zarządzania produkcją oraz różne specyficzne aplikacje - mówi Zbigniew Łyczakowski, prezes spółki ATS - Systemy Informatyczne ze Szczecina.

Taka sytuacja powoduje nie tylko wysokie koszty utrzymania systemów informatycznych, ale nie przynosi również efektów proporcjonalnych do ponoszonych kosztów i docelowych zamierzeń. Firma ATS specjalizuje się we wdrażaniu zintegrowanych systemów informatycznych wspomagających zarządzanie klasy ERP. Jest m.in. autoryzowanym przedstawicielem i dystrybutorem oprogramowania spółki Rekord SI z Bielska Białej - dostawcy nowoczesnych rozwiązań informatycznych dla przedsiębiorstw i administracji publicznej.

Szczecińska spółka zrealizowała już kilkanaście przedsięwzięć na terenie Polski Północno-Zachodniej. W chwili obecnej kończy wdrażanie zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie Rekord.ERP w firmie Politeknik sp. z o.o. w Rokicie, zajmującej się produkcją mebli na eksport. Praktycznie kończymy wdrażanie systemu - mówi Waldemar Kowal, uczestniczący w pracach przedstawiciel Politeknika. - Wykonujemy już pierwsze operacje na systemie równolegle z dotychczas stosowanymi w zakładzie rozwiązaniami. Myślę, że od lipca Rekord.ERP przejmie już pełną kontrolę nad naszą produkcją i funkcjonowaniem fabryki.

Zarządzanie procesami przedsiębiorstwa

To w pełni polskie oprogramowanie, kompleksowo obsługuje działalność całego przedsiębiorstwa od ofertowania i przyjmowania zamówień, przez techniczne przygotowanie produkcji i zaawansowane planowanie wytwarzania, z uwzględnieniem dostępności zasobów ludzkich i maszyn oraz zaopatrzenia w surowce i materiały, aż po obsługę wysyłek i sprzedaży wyrobów gotowych.

Pakiet Rekord.ERP zawiera także aplikację kadrowo-płacowe i księgowo-finansowe oraz rozbudowany system raportowania i ostrzegania o zdarzeniach, a także internetowy moduł wspomagania decyzji – Lider. Główne funkcje, jakie realizuje pakiet Rekord.ERP, to m. in:

• Integracja wszystkich obszarów działalności
• Uporządkowanie i zarządzanie procesami przedsiębiorstwa
• System zapewnia pełne bezpieczeństwo informacji – chroni zarówno przed jej utratą, jak i nieuprawnionym dostępem

Główne obszary funkcjonowania systemu to:

• Obsługa klienta
• Planowanie wykonania wyrobu
• Planowanie produkcji
• Sterowanie przebiegiem procesu wytwarzania
• Zaopatrzenie i gospodarka materiałowa

System zarządza działaniami handlowymi

Obsługa klienta realizowana jest za pomocą modułów Zamówienia Obce i eSprzedaż, umożliwiających kompleksowe zarządzanie działami handlowymi i marketingiem. Jego szerokie możliwości pozwalają m.in. na tworzenie ofert i zamówień dla kontrahentów. Aplikacja może automatycznie generować zamówienia na podstawie ofert, umożliwia również kalkulację kosztową oferowanych wyrobów.

Przy pomocy systemu Rekord możliwe jest indywidualne kształtowanie polityki cenowej wobec pojedynczych lub grupy nabywców, przygotowanie dla nich danych dotyczących rabatów, dopłat, upustów i promocji a nawet oddzielnych cenników. Funkcja ta posiada także system analiz handlowych i budowania relacji z klientem. Umożliwia też kontrolę nad procesem sprzedaży, informując np. o zadłużeniach, limitach, cenach, itp. System na bieżąca śledzi stan realizacji zleceń – spień zaawansowania produkcji, stany magazynowe, rezerwacje. Jest także w stanie tworzyć prognozy produkcyjne.

Co ważne, klienci mogą także samodzielnie składać zamówienia poprzez internetowy moduł eSprzedaż , który pozwala im skonfigurować wybrany wyrób według własnych preferencji. Ma to bezpośredni wpływ na wzrost efektywności Preczów sprzedaży – mówi Z. Łyczakowski. System dostarcza pracownikom niezbędnych informacji całego obszaru organizacji przedsiębiorstwa. Dodatkowo, dzięki zastosowaniu internetowych kanałów sprzedaży, ograniczone zostają koszty własne, związane z obsługą klienta.

Optymalizacja kosztów i czasu produkcji

Moduł technicznego przygotowania produkcji (TPP) pozwala na emitowanie i nadzór nad dokumentacją konstrukcyjno-technologiczną, a planowanie produkcji (PP) analizuje możliwość realizacji zamówień i weryfikuje plan produkcji w korelacji do wykonanych zleceń i bieżącej sprzedaży. Uruchamianie zleceń produkcyjnych następuje na podstawie bilansowania zamówień zewnętrznych i stanów magazynowych. Moduł sterowanie produkcją (SP) dokonuje automatycznego rozdziału zadań na stanowiska pracy. Uwzględnia przy tym parametry, ilość dostępnych maszyn oraz czasy przygotowawczo-zakończeniowe i jednostkowe.

Dodatkową funkcją jest graficzna i tabelaryczna kontrola obciążenia poszczególnych zasobów produkcyjnych. Dzięki niej można m.in. zlokalizować tzw. „wąskie gardła” procesu produkcyjnego. Rozbudowane możliwości analizy pozwalają szefowi produkcji podejmować decyzje eliminujące takie sytuacje poprzez uruchomienie kolejnej zmiany, zakup nowej maszyny, przesunięcie do kooperacji.

Bardzo istotny z punktu widzenia sprawnego sterowania wytwarzaniem przy jednoczesnej minimalizacji zapasów jest pakiet Logistyka. Moduł ten sprawdza się doskonale przy obsłudze zamówień własnych zakładu. Jego uzupełnieniem może być internetowy system kontroli dostaw – eDostawca, który pozwala dostawcom na bezpośredni wgląd w ich zamówienia i harmonogram dostaw.

Dopełnieniem systemu zarządzającego całą działalnością przedsiębiorstwa są pakiety:

• Moduł Finanse (realizujący zadania z zakresu rachunkowości finansowej )
• Moduł Zasoby Ludzkie (aplikacja zapewniająca kompleksową obsługę kadrowo-płacową)

Dlaczego system ERP firmy Rekord?

Decyzja dotycząca wyboru nowego systemu informatycznego dla przedsiębiorstwa produkcyjnego nie jest łatwa. Zanim ostatecznie zdecydowaliśmy się na oprogramowanie Rekord.ERP, starannie przyjrzeliśmy się różnym propozycjom oferowanym na rynku. O wyborze tego pakietu zdecydowała a jednej strony jego bogata funkcjonalność i kompleksowość (obsługa produkcji, finanse – księgowość, kadry – płace), z drugiej strony – referencje w branży meblarskiej.

Bardzo ważny był także fakt, że mieliśmy do dyspozycji lokalnego partnera – firmę ATS Systemy Informatyczne, którego konsultanci wykazali się dużym zrozumieniem naszych potrzeb i doskonałą znajomością oferowanego przez siebie systemu.
Wdrożenie co prawda jeszcze trwa, ale już dziś dostrzegamy ogromne możliwości tego kompleksowego oprogramowania. Zaproponowane nam rozwiązania przynoszą korzyści w postaci doskonałego monitorowania kosztów wytwarzania i zarządzania cennikami wyrobów, pełnego nadzoru nad zaopatrzeniem i lepszego panowania nad terminami realizacji zleceń.

Jacek Groth – zastępca dyrektora Politeknik sp. z o.o.