Początki działalności FRiM "BEFARED" S.A. związane są z założoną w Białej przez Edmunda Szmeję z Kobiernic Fabryką Maszyn i Odlewnią Żeliwa. Produkowano tu przez dziesiątki lat maszyny dla przemysłu górniczo-hutniczego, materiałów budowlanych i spożywczego. Maszyny te uzyskały wiele wyróżnień i medali na międzynarodowych targach i wystawach. Pierwsze wyróżnienie dla produktów Fabryki Edmunda Szmeji zostało przyznane w 1877 roku na targach we Lwowie. Od tego właśnie roku liczy się udokumentowana historia Fabryki.

Fabryka Reduktorów i Motoreduktorów

Przedsiębiorstwo BEFARED jest czołowym producentem reduktorów i motoreduktorów ogólnego zastosowania. Fabryka istniejąca ponad 140 lat posiada dziewięćdziesięcioletnie doświadczenie w produkcji elementów napędowych. BEFARED dostarczył swoje wyroby w łącznej ilości około 1,5 mln sztuk do ponad pięciu tysięcy odbiorców w kraju i za granicą. W ciągu wielu lat prowadzonej działalności BEFARED rozwinął produkcję znormalizowanych typoszeregów reduktorów i motoreduktorów zębatych o dużym stopniu normalizacji i unifikacji. BEFARED oferuje nowoczesne typoszeregi motoreduktorów i reduktorów z możliwością adaptacji tych wyrobów do specyficznych wymagań każdego z klientów, możliwość zaprojektowania napędów specjalnych, zakup części zapasowych oraz sprawny serwis. Firma świadczy również szeroki zakres usług związanych z jej możliwościami technologicznymi. Wszystko to sprawia, że wyroby BEFARED S.A. potrafią spełnić oczekiwania najbardziej wymagających użytkowników reduktorów i motoreduktorów zarówno krajowych jak i zagranicznych.

Zarządzanie procesami produkcyjnymi

Sławomir Jura Administrator systemu ze strony BEFARED S.A.:
Kierownictwo przedsiębiorstwa poddało analizie oprogramowanie wspomagające zarządzanie w firmie w szczególności w odniesieniu do swoich potrzeb wynikających z zarządzania procesami produkcyjnymi. Z uwagi  na brak możliwości zastosowania nowych rozwiązań przez dotychczasowego dostawcę rozpoczęto poszukiwania innego rozwiązania klasy ERP. Do prezentacji zaproszono największe polskie firmy zajmujące się wdrożeniami oprogramowania w/w klasy. Po szeregu prezentacji, spotkań oraz analizie przedstawionych ofert Zarząd BEFARED S.A. podjął decyzję o wdrożeniu rozwiązania firmy Rekord SI Bielsko-Biała – pakietu Rekord ERP.  Na decyzję miały wpływ takie czynniki jak posiadanie przez firmę długiej listy referencyjnej przedsiębiorstw w których system pracuje oraz duża wiedza i profesjonalizm osób zajmujących się bezpośrednio wdrożeniem. Oprócz tego Rekord SI na etapie negocjacji okazała się firmą elastyczną w kwestii dostosowania elementów oprogramowania do potrzeb BEFARED S.A. a wynikających ze specyfiki procesów produkcyjnych firmy. Od początku zostały jasno przedstawione kwestie związane z licencjonowaniem, sprawami związanymi z finansowaniem wdrożenia oraz późniejszą umową pogwarancyjną. 

Studium wdrożeniowe

Pierwszym krokiem przed rozpoczęciem prac wdrożeniowych było opracowanie studium wdrożeniowego na podstawie wskaźników, które przedsiębiorstwo określiło sobie za cel przy implementacji oprogramowania w warunkach BEFARED S.A. Analizie poddano najbardziej istotne obszary:

• organizacja dokumentacji konstrukcyjno-technologicznej w formie elektronicznej,
• odwzorowanie struktury wyrobów katalogowych przedsiębiorstwa w odpowiednich modułach oprogramowania,
• powiązanie procesów handlowych z produkcyjnymi (m.in. każde zamówienie produktowe posiada odzwierciedlenie w postaci zlecenia produkcyjnego),
• operacje związane z emisją zlecenia produkcyjnego i jego przetwarzaniem, rejestracją operacji technologicznych, ewentualnych niezgodności obsługiwane przez system komputerowy,
• analiza kosztów zlecenia na całym etapie procesu wytwarzania z dokładnością do zlecenia produkcyjnego,
• analiza obciążenia maszyn w procesie produkcyjnym w celu eliminacji wąskich gardeł,
• całość procesów logistycznych oraz obrotu materiałowego realizowany w oparciu o system komputerowy oraz narzędzia MRP,
• wdrożenie systemu Lider w celu dokonywania analiz przez Zarząd przedsiębiorstwa.

Prace rozpoczęły się od przygotowania danych wymaganych do przeniesienia pomiędzy systemami. Na tym etapie pracownicy firmy Rekord wykazali dużą elastyczność szczególnie w kwestiach narzędzi umożliwiających przenoszenie danych (np. operacji technologicznych) na konkretne życzenie w konkretnym czasie przez użytkownika. Następnie w przeciągu dwóch lat dokonano niezbędnych importów danych, przygotowano również generatory wyrobów katalogowych, wydruki oraz przeprowadzano testy z użytkownikami systemu. Opracowano tzw. ścieżki zleceń produkcyjnych oraz stanowiskowe instrukcje obsługi systemu.
Należy podkreślić, że na tym etapie wdrożenia pracownicy BEFARED S.A. wykazali się pełnym profesjonalizmem, wysokim poziomem wiedzy zawodowej oraz zaangażowaniem, co pozwoliło na start systemu. Następnie dokonano wielu zmian związanych z udoskonaleniem obsługi oprogramowania oraz wprowadzono wiele nowinek technicznych proponowanych przez użytkowników systemu jak i Rekord SI. Jak pokazuje doświadczenie kilku lat pracy, proces wdrożenia systemu tej klasy nigdy nie dobiega końca. Zmieniające się wymagania użytkowników, wymogi prawa oraz zmiany w technologiach informatycznych wymuszają ciągłą ewolucję rozwiązania zastosowanego w Fabryce Reduktorów i Motoreduktorów BEFARED S.A.

Jak systemy analityczne pomagają zarządzać przedsiębiorstwem

Okiem Prezesa Zarządu. 

Mariusz Chęciński, Prezes Zarządu, Dyrektor Generalny:

Oprócz modułów wykorzystywanych do codziennej pracy przez użytkowników, Zarząd firmy zwrócił uwagę na wdrożenie systemu Lider (na dzień dzisiejszy Lider 2). Ideą przyświecającą wdrożeniu tego systemu było udostępnienie dla Zarządu firmy tylko i wyłącznie aplikacji „przeglądarkowej” bez konieczności instalacji i logowania do poszczególnych modułów systemu Rekord ERP. Z wykorzystaniem przeglądarki internetowej oraz ciekawej od strony graficznej prezentacji danych w jednym miejscu udało się zagregować informacje niezbędne do zarządzania przedsiębiorstwem. Lider 2 umożliwia w kilku tzw. grupach widoków analizę informacji z różnych obszarów działalności firmy np. finansów i księgowości, sprzedaży, zamówień własnych i obcych, stanów magazynowych oraz spraw związanych z polityką kadrowo płacową.  System udostępnia również możliwość porównania danych w odniesieniu do lat poprzednich. Ponadto analiza danych w rozwinięciu szczegółowym sprawia, że ich interpretacja jest optymalna, co ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji w procesie zarządzania przedsiębiorstwem.

Dr Grzegorz Gunia

Kierownik wdrożenia ze strony REKORD SI sp. z o.o.:

Wdrożenie w FRiM BEFARED S.A. było od początku sporym wyzwaniem. Firma użytkowała system informatyczny w dużym stopniu dostosowany do jej potrzeb i jego użytkownicy w poszczególnych działach nie do końca byli przekonani do potrzeby jego wymiany. Potrzeba taka istniała głównie na poziomie zarządu i kierownictwa.

Analizując wymagania pod kątem systemu informatycznego, okazało się, że procesami biznesowymi wspieranymi systemem informatycznym w firmie BEFARED można obdzielić przynajmniej trzy inne przedsiębiorstwa. Systemem wspomagany jest proces produkcji wyrobów standardowych i projektowanych na indywidualne zamówienia, procesy usług kooperacyjnych, remonty wyrobów własnych oraz innych producentów napędów oraz usług kooperacyjnych.

Dodatkową trudność stanowił fakt, że nowy system miał zastąpić dotychczasowy z „dnia na dzień” (tzn. wyznaczono datę, od której bieżąca praca miała być realizowana w całości w nowym systemie), aby uniknąć integracji i bieżącego przesyłania danych pomiędzy systemami. Stąd też czasochłonny etap przejęcia i porządkowania danych ze starego systemu, który wymagał szczególnego zaangażowania pracowników działu konstrukcyjnego i technologicznego. Efektem było zbudowanie bazy danych konstrukcyjno-technologicznych dotyczącej produkowanych wyrobów. W tym czasie prowadzone były intensywne szkolenia związane z obsługą procesów realizowanych w przedsiębiorstwie, wymagające dużego zaangażowania pracowników wszystkich działów firmy. Budowane były również mechanizmy rozliczania kosztów produkcji dostosowane do wymagań klienta. Obecnie, system Rekord.ERP wspomaga zarządzanie wszystkimi procesami realizowanymi w przedsiębiorstwie.

Dla wyrobów standardowych wykorzystywany jest konfigurator produktów, a dla projektowanych pod indywidualne zamówienia istnieje możliwość integracji z systemami CAD. Baza danych dokumentacji konstrukcyjnej jest przechowywana w formie elektronicznej z nadzorowaną dystrybucją. Wymagania klientów BEFAREDU dotyczące monitorowania procesów wykonywanych dla nich wyrobów spowodowały konieczność wizualizacji zaawansowania za pomocą wykresów Gantt’a, stąd wdrożenie harmonogramowania z bilansowaniem zasobów wytwarzania tak, aby realnie i w czasie rzeczywistym, można było śledzić postęp wykonywanych prac. Sprzężenie zwrotne w postaci dwustanowej rejestracji wykonywanej przez pracowników bezpośrednioprodukcyjnych, weryfikuje metodę harmonogramowania. Obecnie do klientów BEFAREDU wysyłane są wykresy Gantt’a z realnym za-awansowaniem wykonania, co znacznie podnosi wiarygodność firmy w oczach jej partnerów biznesowych. Kolejnym istotnym celem wdrożenia było monitorowanie kosztów z dużą dokładnością. Aby uzyskać założoną dokładność rozliczenia kosztów zastosowano moduł KOSZTY, który znacz-nie odciążył moduł FK z zapisów analitycznych. Aby uzyskać dane do rozliczeń kosztowych, oprócz danych finansowych, wykorzystano źródła wskaźników pobieranych z modułów produkcyjnych (rejestracje pracowników, czas pracy służb remontowych, zużycie materiałów do zleceń).

Podsumowując, po raz kolejny została potwierdzona elastyczność, duża funkcjonalność oraz możliwość odzwierciedlenia i wspomagania współczesnych, rozległych procesów biznesowych za pomocą pakietu REKORD.ERP, a projekt - pomimo długiego okresu realizacji - dzięki dużemu zaangażowanie pracowników i Zarządu firmy BEFARED zakończył się powodzeniem.