Europa Systems Sp. z o.o.(magazynblach.pl) specjalizuje się w produkcji nowoczesnych urządzeń i systemów do transportu wewnętrznego, podejmując się realizacji kompleksowych przedsięwzięć w tej dziedzinie. Większość projektów wymaga pełnego dostosowania urządzeń i systemów do indywidualnych potrzeb klientów. Zakres działalności obejmuje projektowanie urządzeń i algorytmów sterowania, produkcję, montaż oraz serwis wykonanych instalacji.

System Rekord.ERP zarządza produkcją wyrobów konfigurowalnych w projektowalnych pod zamówienia w firmie Europa Systems.

Dział konstrukcyjny firmy posługuje się specjalistycznymi narzędzia do projektowania jak SolidWorks i AutoCad. Produkcja realizowana jest w oparciu o nowoczesny park maszynowy, wyposażony m.in. w:

• wykrawarki do cięcia laserowego blach, rur i kształtowników
• centra obróbcze CNC
• maszyny do gięcia krawędziowego blach sterowane numerycznie
• zautomatyzowaną malarnię proszkową

Infrastruktura jaką dysponuje spółka, pozwala na wyprodukowanie urządzeń o dużej precyzji i złożoności konstrukcji, przy zapewnieniu wysokiego poziomu technicznego wykonania urządzeń, ich niezawodności i funkcjonalności, jak również estetyki.

Implementacja systemu ERP - moduły systemu

Zrealizowany zakres wdrożenia:

• Przygotowanie Produkcji
• Sterowanie Produkcją
• Sprzedaż
• Zaopatrzenie
• Gospodarka Materiałowa
• Rejestracja Halowa
• Finanse – Księgowość
• Kadry – Płace
• Analizy

Decyzja o konieczności wdrożenia zintegrowanego systemu klasy ERP podjęliśmy w roku 2007. W tamtym czasie firma pracowała w oparciu o stworzone pod nasze potrzeby, autorskie oprogramowanie obejmujące handel, magazyn i zaopatrzenie oraz produkcję wyrobów typowych. Niestety nie posiadał on możliwości zaciągania z programów CAD danych o wyrobach projektowanych pod zamówienie. Nie oferował także modułu finansowego i kadrowo – płacowego. Brak zintegrowanego systemu uznaliśmy za istotną barierę dalszego rozwoju firmy. Mając do wyboru: dalszy rozwój posiadanego oprogramowania albo wdrożenie gotowego systemu ERP – wybraliśmy rozwiązanie bezpieczniejsze i obarczone mniejszym ryzykiem.

Działania zmierzające do wyboru i wdrożenia systemu rozpoczęliśmy od próby określenia i spisania naszych potrzeb i wymagań wobec systemu informatycznego. Na tej podstawie przystąpiliśmy do poszukiwań optymalnego rozwiązania. Okazało się to jednak niezwykle trudnym zadaniem. Na rynku dostępnych jest całe mnóstwo pakietów oprogramowania określanych „magicznym” skrótem ERP. Mieliśmy więc poważny problem z dokonaniem wyboru, którego konsekwencje są niezwykle brzemienne w skutki i trwają wiele lat.

Ostatecznie nasz wybór padł na system Rekord.ERP. Stało się to po prezentacji, która pozwoliła zweryfikować zarówno produkt, jak i doświadczenie branżowe konsultantów dostawcy - firmy ATS Systemy Informatyczne ze Szczecina. Nie bez znaczenia była także weryfikacja referencji, do czego zresztą zachęcał nas sam dostawca. Okazało się przy tym, że kilku naszych klientów także korzysta z pakietu Rekord.ERP i pozytywne opinie płynące od nich dodatkowo utwierdziły nas w słuszności podjętej decyzji.

Wdrożenie rozpoczęło się od szczegółowej analizy przedwdrożeniowej, na podstawie której ATS przygotował i przedstawił do zatwierdzenia model systemu. Była to na pewno najbardziej krytyczna faza prac, wymagająca pełnego zaangażowania i dobrego porozumienia obu stron. Błędy popełnione na tym etapie mogłyby zagrozić powodzeniu całego projektu. Czas pokazał, że przyjęte założenia były poprawne. Pracujący dziś system zawiera jedynie minimalne zmiany w porównaniu do zatwierdzonego modelu.

Kolejnym etapem wdrożenia było zbudowanie prototypu, czyli systemu w pełni przygotowanego do startu produkcyjnego. Oprócz ogromnej pracy jaką wykonał dostawca systemu (przygotowanie modyfikacji programowych, opracowanie szablonów wydruków, importy danych kartotekowych, szkolenia), był to także czas intensywnego napełniania programu danymi przez naszych pracowników. Konieczne było zbudowanie bazy wyrobów konfigurowalnych, wraz z wszystkimi węzłami wyboru cech konfiguracji, formułami wyliczania norm materiałów i kalkulacją czasów technologicznych, itp.

Efektem wspólnego wysiłku konsultantów ATS i naszego zespołu wdrożeniowego jest skrojony na miarę system ERP, już od niemal roku skutecznie wspomagający działalność naszej spółki w kluczowych obszarach. Sprawdził się zaproponowany przez wykonawcę model wyrobu konfigurowalnego, oparty o przygotowany dla nas system ekspercki, co znakomicie ułatwiając i automatyzując pracę Kierowników Projektów.

Bezproblemowo funkcjonuje import konstrukcji z SolidWorks (co nie było możliwe w starym systemie), oszczędzając mnóstwo czasu i pomyłek.

Dzięki modułowi Rejestracji Halowej mamy teraz pełną kontrolę nad tym co się aktualnie dzieje na hali – pracownicy samodzielnie odhaczają wykonie poszczególnych operacji. System automatycznie generuje w tym momencie pobranie materiału z magazynu stali, co ma oczywiście natychmiastowe odzwierciedlenie w kosztach zlecenia. Jeżeli w trakcie realizacji zlecenia okaże się, że Konstruktor nie przewidział jakiegoś materiału, uprawniony pracownik wykorzystując kolektor danych i kody kreskowe, może błyskawicznie wygenerować RW, a system w tle uzupełni strukturę wyrobu w zleceniu. To tylko niektóre przykłady tego jak system realnie pomaga nam w codziennej pracy.

„Apetyt rośnie w miarę jedzenia” - trochę podobnie jest z używaniem systemu Rekord.ERP. Dziś, mimo że posiadamy już dużą swobodę w posługiwaniu się systemem, wciąż odkrywamy nowe możliwości i sposoby wykorzystania istniejących funkcji. Co warto podkreślić - nawet jeśli niektóre pomysły wykraczają poza dostępną funkcjonalność, nie zdarza się nam usłyszeć: „tego się nie da”. To gwarantuje, że system będzie się rozwijał wraz z nami, w miarę zmieniających się potrzeb i wyzwań rynku.

Obecnie koncentrujemy się na dalszej optymalizacji i automatyzacji wybranych procesów, jak np.:

• automatyczne generowanie technologii dla wyrobów konstruowanych,
• szersze wykorzystanie bezprzewodowych kolektorów danych,
• ewidencja, planowanie i rozliczanie pracy Konstruktorów,
• integracja z oprogramowaniem CAD/CAM sterującym wykrawarkami laserowymi.

Rekord.ERP z powodzeniem przeszedł „próbę ogniową”, jaką była realizacja największego kontraktu w historii naszej firmy. Po niemal roku używania dobrze już widać korzyści jakie przyniosło jego wprowadzenie:

• integracja wszystkich kluczowych procesów w jednym systemie,
• komunikacja z oprogramowaniem CAD,
• minimalizacja kosztów dostaw materiałów poprzez komasowanie ich wg potrzeb MRP,
• pełna analiza obrotu materiałowego w magazynach,
• śledzenie kosztów zleceń na bieżąco,
• dokładna analiza czasu pracy pracowników.

Niezwykle przydatne narzędzie stanowi dla mnie system analityczny Lider, dzięki któremu w przeglądarce internetowej mam bezpośredni wgląd w pełną, zagregowaną informację o sytuacji firmy. Jeżeli jakieś dane wymagają głębszej analizy, możliwe jest zejście aż do najbardziej elementarnych danych.

Krzysztof Galar - Dyrektor Zakładu

System ERP a modelowanie wyrobów

Zasadniczą trudnością jaką napotkaliśmy w fazie prac wdrożeniowych w Europa Systems, była konieczność zamodelowania dwóch rodzajów wyrobów, znacząco różniących się specyfiką. W firmie wyróżniano pojęcie wyrobów „typowych” i „nietypowych”.

W pierwszym przypadku od systemu wymagana była możliwość zbudowania w pełni konfigurowalnych struktur wyrobu, z kilkunastoma nieraz węzłami wyboru parametrów konstrukcyjnych, jakimi cechują się przenośniki i ich elementy składowe. Ponadto postawiono przed nami zadanie zbudowania systemu eksperckiego, który obliczyłby normy materiałowe oraz czasy technologiczne na podstawie zatwierdzonej konfiguracji. W ten sposób Kierownicy Projektu uzyskaliby możliwość szybkiej i dokładnej kalkulacji planowanego kosztu wytworzenia takiego wyrobu. Zadanie, które jak się początkowo wydawało, mogło rodzić konieczność poważnych zmian programowych, sprowadziło się ostatecznie do kreatywnego wykorzystania i połączenia istniejących funkcjonalności Rekord.ERP.

Dzięki elastyczności, z której znany jest system, udało się stworzyć ciekawe rozwiązanie, „uszyte na miarę”, dokładnie pod potrzeby klienta. Wystarczy że Kierownik Projektu poda wymiary (mogą zmieniać się co milimetr w dopuszczalnym zakresie kontrolowanym przez program) i parametry konstrukcyjne danego typu przenośnika oraz rodzaj wykończenia (cynkowanie lub malowanie), a system wygeneruje kompletne zlecenie z odpowiednimi materiałami, podzespołami i technologią, obliczy normy zużycia i czasy trwania operacji technologicznych oraz planowany koszt wytworzenia.

W przypadku wyrobów „nietypowych” mieliśmy do czynienia z układem projektowana i wytwarzania pod zamówienie Engineering To Order. Dla obsługi tej ścieżki powstał dedykowany moduł SolidCAD, zapewniający integrację z oprogramowaniem SolidWorks. Dzięki temu, zaraz po tym jak Konstruktor zakończy opracowywanie konstrukcji wyrobu lub jego fragmentu, odpowiadająca temu drzewiasta struktura BOM zostaje wygenerowana w module Technicznego Przygotowania Produkcji.

Oczywiście - jak to zwykle bywa - nie obyło się bez problemów (np. pojawiające się sporadycznie błędy w otrzymywanych plikach eksportowych), jednak ostatecznie powstało potężne narzędzie, które bardzo znacząco skróciło etap przygotowania produkcji w obszarze projektowym i wyeliminowało pole potencjalnych pomyłek.

Rekord.ERP obsługuje rzecz jasna całą specyfikę tego rodzaju wytwarzania, jak np.:

• otwieranie zleceń na bazie niekompletnej (opracowywanej) dokumentacji,
• sterowanie zaopatrzeniem w materiały i części z długim cyklem dostaw, na potrzeby zleceń będących dopiero w fazie projektowej,
• zatwierdzanie zapotrzebowań materiałowych do zaopatrzenia dla poszczególnych fragmentów struktury wyrobu, w miarę uzupełniania i zatwierdzania jego konstrukcji.

Do prac wdrożeniowych przystępowaliśmy z ufnością, że dysponujemy produktem dostosowanym do potrzeb branży maszynowej, a przy tym niezwykle podatnym na dostosowanie do specyficznych potrzeb klienta. Jednak niemożliwym do przecenienia czynnikiem, który przyczynił się do sukcesu wdrożenia, była doskonała współpraca merytoryczna i zaufanie jakie zrodziło się w trakcie wspólnej pracy, pomiędzy zespołami wdrożeniowymi po obu stronach.

ATS - Systemy Informatyczne specjalizuje się we wdrażaniu zintegrowanych systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Zajmuje się również profesjonalnym doradztwem w zakresie optymalizacji procesów biznesowych, budowy strategii informatyzacji firmy oraz wzrostu wydajności funkcjonowania przedsiębiorstwa przy wykorzystaniu najnowszych rozwiązań informatycznych.
Z sukcesem realizuje zaawansowane projekty dla przedsiębiorstw z branży produkcyjnej, usługowej i handlowej oraz jednostek administracji publicznej i samorządowej, w zakresie oprogramowania opierając się głównie o produkty firm Rekord, Microsoft, oraz Controlling Systems.

Andrzej Żmidziński – konsultant ATS Si,
Szef wdrożenia Rekord.ERP w Europa Systems Sp. z o.o.