RATUSZ Artykuły, Case-study, Consulting

Poszczególne obszary działalności urzędu są wspomagane przez różnorodne systemy informatyczne, pochodzące niejednokrotnie od wielu dostawców. Stworzenie jednolitego środowiska informatycznego możliwe jest jedynie dzięki integracji oprogramowania i systemów.

Pakiet RATUSZ jest zintegrowanym oprogramowaniem, którego zadaniem jest wsparcie skutecznego zarządzania gminą. Swoim zasięgiem obejmuje on realizację działań w m.in. następujących obszarach:

• podatki lokalne
• opłaty lokalne
• księgowość budżetowa
• zasoby ludzkie
• prowadzenie ewidencji
• zarządzanie dokumentami
• elektroniczne usługi publiczn
• kontrola i analiza realizacji zadań

Poszczególne moduły systemowe dedykowane są dla Jednostek Samorządu Terytorialnego z szerokim uwzględnieniem ich jednostek organizacyjnych, przyczyniając się do poprawy jakości i efektywności realizowanych procesów, a także oszczędności i standaryzacji podstawowych czynności.

Kluczowym elementem pakietu jest portal internetowy eUrząd, stanowiący centrum udostępniania elektronicznych usług dla podatnika, mieszkańca czy przedsiębiorcy. Dla wygody obywateli, autoryzacja do portalu „eUrząd” może odbywać się za pomocą profilu ePUAP, dzięki czemu nie trzeba pozyskiwać innych indywidualnych kont i haseł użytkownika. Za sprawną i skuteczną obsługę powyższych zagadnień odpowiada cały szereg tzw. aplikacji dziedzinowych. Działają one wewnątrz urzędu, obsługując całość zagadnienia związanego, np. z podatkiem od nieruchomości, opłatą za gospodarkę odpadami itp. Muszą one uwzględniać także wszelkie udogodnienia w codziennej pracy, takie jak: elektroniczne płatności masowe, stosowanie kodów kreskowych, obsługę wpłatomatów i kart płatniczych oraz połączenie z ewidencjami zewnętrznymi (CEPiK, EGiB, rejestr mieszkańców), co umożliwia pobieranie oraz przetwarzanie danych z wewnętrznych oraz zewnętrznych źródeł. Integracja zwiększa szybkość obsługi pakietu, dając łatwiejszy dostęp do danych zagregowanych z wielu systemów, ograniczając jednocześnie możliwość popełnienia błędu podczas wprowadzania danych.

Jak dokładnie wygląda i na czym polega integracja danych w pakiecie RATUSZ? Przede wszystkim dzieli się ją na dwa typy:

Integracja w ramach rejestrów Państwowych

Integracja z EGIB

Ewidencja gruntów i budynków – to rejestr publiczny danych liczbowych i opisowych dotyczących gruntów, budynków i lokali oraz danych dotyczących właścicieli nieruchomości (a w przypadku braku danych o właścicielach, danych osób i jednostek organizacyjnych, które tymi nieruchomościami władają) określony w rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 w sprawie ewidencji gruntów i budynków. Rozporządzenie określa m.in:

• sposób zakładania ewidencji gruntów i budynków
• sposób prowadzenia ewidencji oraz szczegółowe zasady wymiany danych ewidencyjnych
• szczegółowy zakres informacji objętych ewidencją oraz zakres informacji objętych rejestrem cen i wartości nieruchomości

W Polsce ewidencja gruntów i budynków jest utożsamiana prawnie z katastrem nieruchomości.

SWDE (skrót od Standard Wymiany Danych Ewidencyjnych) to format służący do wymiany danych pomiędzy bazami ewidencyjnymi. Pozwala na reprezentację w pliku tekstowym obiektów przestrzennych oraz opisowych ewidencji gruntów i budynków.

Do wymiany danych ewidencyjnych pomiędzy ewidencją prowadzoną przez Starostę, a innymi ewidencjami i rejestrami publicznymi dane ewidencyjne przekazuje się w postaci komputerowych plików ASCII sformatowanych zgodnie z rozporządzeniem. Po imporcie danych z rejestru EGiB, w systemach dochodowych istnieje możliwość podglądu oraz korzystania z danych geodezyjnych.

Możliwości integracji w pakiecie RATUSZ:

Przykładowo, w systemie POSESJA istnieje możliwość przyporządkowania jednostek rejestrowych i działek do konta podatnika oraz skopiowania do opodatkowania składników leżących na tych działkach.

W przyszłości standard SWDE zostanie zastąpiony GML, a plikowa wymiana danych – usługą sieciową. Rekord dostosuje mechanizmy integracyjne do nowego formatu pliku. Obecnie starostwa powiatowe nadal wykorzystują jednak pliki SWDE i dopiero przygotowują się do wdrożenia formatu GML.

Integracja ze Źródłem

Od 1 marca 2015 roku systemy Rekordu integrują się ze Źródłem – bezpłatną aplikacją do obsługi systemu rejestrów państwowych. W jej skład wchodzi również Rejestr mieszkańców, prowadzony zgodnie z właściwością miejscową przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta), a gromadzone są w nim dane osób, które wykonały obowiązek meldunkowy na terenie danej gminy.

Dotychczas najczęściej stosowanym sposobem importu danych osobowych był import za pomocą plików TBD/LBD:

• wykonywany ręcznie
• w określonych odstępach czasu (tydzień)
• z plików tbd lub lbd

Pobieranie danych bezpośrednio z rejestru za pośrednictwem usługi web service dostępne jest dla systemów autorstwa firmy Technika. Może ono być:

• wykonywane automatycznie (on-line)
• w określonych odstępach czasu
• bezpośrednio z systemu

Obecnie, w związku z uruchomieniem systemu Źródło, integracja sprowadza się w zasadzie do współpracy z Rejestrem mieszkańców, który jest elementem dotychczas funkcjonujących programów odpowiedzialnych za prowadzenie ewidencji ludności i najczęściej nadal odbywa się za pomocą plików TBD/LBD. Jeżeli jednak dostawcy systemów zmienią interfejsy komunikacyjne, pakiet RATUSZ także zostanie odpowiednio dostosowany do nowych możliwości.

Integracja z rejestrem CEPIK

CEPiK, czyli System Informatyczny Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców, zawiera informacje o pojazdach zarejestrowanych w Polsce i kierowcach posiadających polskie prawo jazdy. Jest prowadzony przez Ministra Spraw Wewnętrznych. Obecnie utrzymaniem i modernizacją CEPiK oraz realizacją udostępniania danych jednostkowych zajmuje się Centralny Ośrodek Informatyki (COI). Zasady prowadzenia CEPiK reguluje ustawa Prawo o Ruchu Drogowym.

Aby uzyskać dane zgromadzone w CEPIK, można złożyć wniosek o udostępnienie konkretnych danych. Wniosek można wysłać pocztą lub - jeśli posiadasz bezpieczny podpis elektroniczny lub profil zaufany przez ePUAP. Jeśli często korzystamy z danych zgromadzonych w ewidencjach, można uzyskać stały dostęp do SI CEPiK w trybie teletransmisji. Nie trzeba wówczas składać każdorazowo wniosku. Podmioty uprawnione do bezpłatnego dostępu do SI CEPiK są wymienione w art. 80c ust. 1 oraz art. 100c ust. 1 ustawy Prawo o ruchu drogowym.

R_CEPIK to system pomocniczy służący do importu danych z ewidencji (CEPIK) do bazy danych pakietu Ratusz. Spełnia analogiczną funkcję jak R_PESEL, R_SWDE.

Funkcjonalność programu R_CEPIK to:

• wizualizacja danych z pliku xml
• import danych o pojazdach i właścicielach do bazy dochody (do dalszego wykorzystania w systemie Pojazdy)