Firma BELMA S.A. należy do najstarszych zakładów przemysłowych w regionie kujawsko-pomorskim. Jej początki sięgają roku 1868, kiedy zaczynała jako zakład ślusarski, który kolejno produkował urządzenia dla kolejnictwa, motoryzacji, przemysłu zbrojeniowego i górnictwa. Obecnie jest to nowoczesna firma pod względem technicznym i organizacyjnym, posiadająca własne biura konstrukcyjne, w których zatrudnia specjalistów z zakresu mechaniki, elektrotechniki i elektroniki projektujących nowoczesne wyroby. Jest członkiem Polskiej Grupy Zbrojeniowej.

Jako uznany producent wyrobów na potrzeby obronności kraju, BELMA od ponad 40-stu lat produkuje wyroby specjalne, które odpowiadają najwyższym wymaganiom współczesnego pola walki, zwiększając bezpieczeństwo obronne państwa. Obecnie firma jest jedynym w kraju producentem min przeciwpancernych, zapalników i wykrywaczy min. Produkuje urządzenia przeciwwybuchowe, wykorzystywane w instalacjach elektrycznych pracujących w strefach zagrożonych wybuchem. Wyroby firmy gwarantują bezpieczeństwo pracy w przemyśle górniczym, okrętowym i chemicznym.

Bydgoskie Zakłady Elektromechaniczne BELMA S.A. to firma z prawie 150-letnią tradycją przemysłową i dużym doświadczeniem w stosowaniu technik informatycznych. Już od lat 90-tych ubiegłego wieku stosowała własne rozwiązania informatyczne w oparciu o powstające początkowo rozwiązania MRP, a następnie ERP. Wraz z upływem czasu i postępem w rozwoju zastosowań informatycznych do celów biznesowych, podjęto decyzję o wymianie dotychczas stosowanego systemu ERP.

Małgorzata Małkowska-Wawrzyniak – Kierownik projektu ze strony BELMA S.A.

Podstawowym celem wdrożenia ERP postawionym przy poszukiwaniu nowego dostawcy była optymalizacja zarządzania wytwarzaniem wyrobów ze szczególnym uwzględnieniem procesów planowania i nadzorowania wykonania produkcji u układzie czasowym i kosztowym Założone kryteria wyboru i zaawansowane oczekiwania o szerokim zakresie zastosowania systemu - w największym stopniu spełniał zintegrowany system informatyczny Rekord.ERP firmy Rekord SI sp. z o.o. z Bielska-Białej.

Studium wdrożeniowe systemu ERP

W marcu 2014 roku podpisano umowę na opracowanie w ciągu trzech miesięcy Studium Wdrożeniowego. Zakres studium w BELMIE S.A. dotyczył stworzenia modelu realizacji procesów biznesowych (przy oparciu się na kilku wzorcowych wyrobach o różnicowanej strukturze i dla różnych klientów) związanych z m.in.:

• obsługą klienta (ewidencja ofert, obsługa zamówień od Klientów, obsługa wysyłek i sprzedaży)
• wytwarzaniem wyrobów (Techniczne Przygotowanie Produkcji, emisja zleceń, dokumentacji warsztatowej, planowanie, monitorowanie procesu produkcyjnego, rejestracja wykonania produkcji, rejestracja niezgodności w procesie produkcyjnym, rozliczenie kosztów produkcji)
• logistyką (zaopatrzenie, kontrola jakości dostaw, obrót materiałowy, półfabrykatowy i wyrobów gotowych, obsługa reklamacji)
• finansami
• rozliczeniem kosztów zleceń
• obszarem kadrowo-płacowym

Chodziło o to, by jak najlepiej dostosować struktury i słowniki do kolejnego etapu. W ciągu następnych 6 miesięcy rozpoczęto wdrażanie systemu w jego podstawowym zakresie. Na bazie modelu przeprowadzono szczegółowe szkolenia pracowników z poszczególnych działów w firmie, na bieżąco dostosowywano system do potrzeb spółki (okna, formatki wydruki), uzupełniano kartoteki, słowniki, rodzaje dokumentów w poszczególnych modułach. W połowie grudnia rozpoczął się pełen import zbiorów: technologii, operacji i składników wraz ze strukturą powiązań, kartotek kontrahentów, indeksów materiałowych, itp.

Implementacja systemu ERP

Mimo wielu nieoczekiwanych przeszkód i „niespodzianek”, które pojawiały się w trakcie pracy, zespół wdrożeniowy przygotował system tak, że z dniem 01.01.2015 roku nasza Spółka przystąpiła do eksploatacji użytkowej nowego systemu Rekord.ERP w pełnym zakresie funkcjonalnym obejmującym pakiety: Produkcji i Logistyki, Finansów i Księgowości oraz Zasobów Ludzkich w pełnym zakresie informacyjnym z poprzedniego (wycofanego) zintegrowanego systemu informatycznego naszej Spółki.

31.12.2014 roku sporządzono bilans zamknięcia danych w starym systemie i tym samym wykonano bilans otwarcia na dzień 01.01.2015 roku w systemie Rekord. ERP w zakresie wszystkich stanów magazynów wyrobów gotowych, materiałowych i części na rozdzielniach. Od początku roku 2015 BELMA rozpoczęła pracę w systemie Rekord.ERP we wszystkich modułach objętych wdrożeniem, a przez kolejne miesiące sukcesywnie uzupełniano system o nowe dodatkowe dane, raporty i funkcjonalności. W pierwszym kwartale dopracowana została funkcja wystawiania Kart Braków w module SKJ oraz rejestracja zleceń remontowych w module Gospodarka Remontowa. W kolejnym okresie kontynuowane były prace związane z dostosowywaniem systemu do wymogów BELMY. Zespół wdrożeniowy na bieżąco zbierał uwagi od końcowych użytkowników, a podczas cyklicznych wizyt wdrożeniowców firmy REKORD SI w/w uwagi oraz usprawnienia były implementowane.

Na bazie opisanych wyżej doświadczeń, z pełną odpowiedzialnością potwierdzamy, że wybrany system informatyczny spełnił nasze wysokie, a niekiedy niestandardowe oczekiwania. Wdrożenie udało się zrealizować dzięki silnemu wsparciu, niezbędnym kwalifi kacjom i doświadczeniu całego zespołu wdrożeniowego spółki Rekord SI. Zrealizowanie tak ambitnego zadania w tak krótkim czasie i z tak dobrym rezultatem nie byłoby też możliwe bez wiedzy, doświadczenia i zaangażowania Kierownika Projektu – Pana Rafała Otockiego.

BZE BELMA S.A. jako firma o wysokim stopniu zinformatyzowania procesów zarządczych zdecydowała w 2012 roku o konieczności skorzystania, w miejsce dotychczasowych własnych rozwiązań informatycznych, z profesjonalnych, wysoko rozwiniętych systemów klasy ERP. W tym celu w roku 2013 wytypowano szeroką grupę specjalistów z różnych dziedzin, z praktycznym doświadczeniem w korzystaniu z systemów ERP do dokonania przeglądu i przedstawienia do rekomendacji Zarządowi (Komitetowi Sterującemu) nowego systemu ERP, spełniającego obecne i przyszłe potrzeby firmy. Prace prowadzono w ramach Projektu Informatycznego zgodnie z obowiązującą „Metodyką Zarządzania Projektami w Grupie”.

Artur Łysakowski – Prezes Zarządu BELMA S.A

Zespół zapoznał się dokładnie z wstępnie wytypowanymi systemami ERP, wdrożonymi w innych firmach, biorąc udział w spotkaniach z twórcami tych systemów, jak również z ich użytkownikami (w drodze wizytacji). W wyniku tych działań stwierdzono, że założone kryteria wyboru i zaawansowane oczekiwania pod kątem przydatności w największym stopniu spełnia system Rekord.ERP autorstwa firmy REKORD SI sp. z o. o. z Bielska-Białej. Był to jednak dopiero początek czekającej nas i wybranego Partnera ogromnej i odpowiedzialnej pracy, głównie ze względu na założone rekordowe tempo oraz sam zakres wdrożenia.

Wspólne korzyści wdrożenia systemu ERP

Po akceptacji przedstawionego przez firmę REKORD modelu dedykowanego systemu, zawierającego wykaz funkcji niezbędnych do dopracowania przez autora systemu, w czerwcu 2014 roku przyjęto – przy akceptacji Zarządów obu firm – termin wdrożenia systemu od 01.01.2015 roku. Było to możliwe dzięki zaangażowaniu i wiedzy obu zespołów wdrożeniowych, a zwłaszcza dzięki wykraczającemu ponad zwykły standard, osobistemu zaangażowaniu Kierownika Projektu z ramienia firmy REKORD SI – Pana Rafała Otockiego.

Ze strony BZE BELMA S.A. bezpośrednio zaangażowani byli: Pani Małgorzata Małkowska-Wawrzyniak – Kierownik Projektu oraz Pan Edmund Mowiński, który sterował całością wprowadzanego systemu. W praktyce okazało się również, że bezpośrednie spotkania Zarządów i wzajemne zrozumienie potrzeb, oczekiwań i możliwości były receptą na dotrzymanie terminów i zakresu niezbędnych modyfikacji oprogramowania oraz sposobu wykorzystania gotowych w systemie rozwiązań.

Współpracujące zespoły, dla dotrzymania wyśrubowanych rygorów terminowych, były zmuszone do wypracowania nowych form współpracy, na czym – w naszym przekonaniu – skorzystały obie strony i co jest wartością dodaną projektu, stanowiącą o osiągniętym sukcesie.

Wdrożenie systemu zarządzania zasobami przedsiębiorstwa w Bydgoskich Zakładach Elektromechanicznych BELMA S.A. od początku stanowiło ogromne wyzwanie z uwagi na wysoko postawioną poprzeczkę oczekiwań związanych z wykorzystaniem wszystkich możliwości systemu Rekord.ERP w zakresie obsługi procesów planowania i nadzorowania wykonania produkcji w układzie czasowym i kosztowym.

Główny nacisk prac wdrożeniowych był skierowany na moduły budowy bazy wiedzy, planowania i sterowania produkcją, moduły pracy rozdzielni robót i rejestracji operacji oraz kompleksowego rozliczenia kosztów w bardzo szczegółowym układzie analitycznym. Model docelowego planu kont wymagał bardzo precyzyjnego nadzoru ewidencji danych, a konieczność zapewnienia zaawansowanych rozwiązań, chociażby do dynamicznego bilansowania i optymalizacji zapasów półwyrobów na rozdzielniach wydziałowych oraz rozliczania kosztowego wycen oraz inwentaryzacji produkcji w toku z dokładnością do operacji technologicznych w przewodnikach, postawiły wdrożenie w szeregu wdrożeń o bardzo wysokim stopniu złożoności.

Istotną innowacją wprowadzoną już w fazie modelowania była m.in. elektroniczna wizualizacja karty pracy z kontrolą pierwszej sztuki. Specjalnie na cele wdrożenia powstał nowy moduł zaliczony do pakietu systemu – KPAndon, którego przeznaczeniem jest rejestracja w oparciu o kartę na stanowisku pracy.

Na szczęście trafi liśmy na zespół ludzi w pełni otwartych i całkowicie zaangażowanych w prace prowadzone na etapie zarówno modelowania, testów, rozruchu, jak i optymalizacji systemu. Gdyby nie determinacja osób prowadzących wdrożenie ze strony BELMY, nakład pracy, przed jakim stanęliśmy nie byłby możliwy do zrealizowania w tak krótkim okresie czasu (faza testów i rozruchu trwała zaledwie kilka miesięcy). Wdrożenie w firmie BELMA pokazało nie tylko potencjał systemu Rekord.ERP, ale również to, jak ważną rolę odgrywa uczestnik wdrożenia po stronie użytkownika.

Rafał Otocki – Kierownik projektu ze strony REKORD SI sp. z o.o.